Freitag, 24. Oktober 2014

Fürs Praxisteam

Ausfallsicher, günstig, praktisch - Hardware in der Arztpraxis

Ausfallsicher, günstig, praktisch - Hardware in der Arztpraxis

21.05.2012
Von: Anouschka Wasner, Foto: thinkstock
Artikel Nummer: 19347
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Ausfallsicher, günstig, praktisch: Hardware in der Arztpraxis

Datenschutz & Datensicherung in der Arztpraxis (4). Die Praxis von Dr. Sicher hat ein Computersystem eingeführt, das Stammdaten, Befunde und Wartezimmerlisten im Griff hat. Die Karteikarten führt sein Praxisteam fleißig weiter: Wenn der Server ausfällt, kann nichts passieren.


Doppelte Patientenakten in Arztpraxen sind keine Seltenheit. Die Gründe: Angst vor Computerausfällen und/oder traditionelle Wartezimmerlistung.

 

Statt die IT-Sicherheit hochzufahren und in der Praxisorganisation die Möglichkeiten, die in guter IT liegen, zu nutzen, zahlt man dann aber einen hohen Preis: Bei 1200 Scheinen und 3,5 Patientenkontakten entstehen 4200 Karteibewegungen – mal 20 Sekunden heraussuchen und 20 Sekunden einsortieren (das wäre eine schnelle MFA!) macht 47 Arbeitsstunden im Quartal – nicht schlecht. Dabei ist die doppelte Buchführung noch nicht berücksichtigt.

 

Und jetzt die Gegenrechnung: Wie muss ein Hardware-System aussehen, das Ausfallsicherheit gewährleistet, die Abläufe unterstützt und die Betriebskosten in Zaum hält?

 

Die Betriebskosten werden bestimmt von Ladezeiten, Energiekosten und Ausfallsicherheit – Letzteres meint die Wahrscheinlichkeit von Hardwaredefekten, da diese Ausfallzeiten verursachen und den Aufwand der Schadensbehebung erfordern. Sie können sich hierzu eine Exceltabelle als Kalkulationstool anlegen, in der Sie Ihre Daten eintragen und dann schauen, wie sich veränderte Parameter auf die Betriebskosten auswirken.

 

Dabei sehen Sie zum Beispiel, dass geringe Ausfallzeiten großen Einfluss auf die Betriebskosten haben. Und Sie können daraus schließen, dass besonders ein niedriger Stromverbrauch sowie ein 5-Jahre-vor-Ort-Service rentabel sind – zumal Sie die Geräte sowieso über einen Zeitraum von fünf Jahren abschreiben müssen.

 

Der IT-Sicherheitsexperte Max Beckenbach warnt deswegen davor, mit einem Angebots-PC aus dem Multimediamarkt Geld sparen zu wollen. Consumer-PCs sind auf niedrigere tägliche Laufdauer, auf Multimedia, kürzere Garantie und auf weniger relevanten Support ausgelegt. Geschäfts-PCs dagegen sind auf andauernden Lauf eingestellt, wesentlich niedriger im Stromverbrauch (da nicht Multimedia geeignet) und bieten in der Regel zwischen 3 und 5 Jahren Vor-Ort-Service am nächsten Arbeitstag.

 

Weitere Faktoren, die die Ausfallzeiten niedrig halten, sind eine redundante Server-Stromversorgung über zwei parallel laufende Netzteile sowie der Überspannungsschutz für alle (!) Geräte, also auch für das Telefon und den Bildschirm, da Spannung in einem Stromnetz auf alle Elemente übergreifen kann.

 

Entscheidend beeinflusst werden die Ausfallzeiten durch die Verfügbarkeit der Daten. Grundsätzlich muss beim Thema Datenspeicherung und Datensicherung unterschieden werden zwischen:

1) Absicherung der Daten zur Erhöhung der Ausfallsicherheit,

2) Datensicherung auf externem Medium als Sicherheitskopie,

3) Langzeit-Archivierung zu Dokumentationszwecken.

 

Ad 1): Was die Ausfallzeiten betrifft, ist in erster Linie die Absicherung der Daten über weitere Festplatten interessant. Häufig wird hier aber an der falschen Stelle gespart. Zwei Festplatten gleichen Alters, die aus der gleichen Charge stammen und durch eine kontinuierliche Datenspiegelung gleichermaßen belastet werden, können auch zum gleichen Zeitpunkt ausfallen.

 

Sicherer ist dagegen eine redundante Datenverfügbarkeit über eine RAID-5-Lösung (RAID = Redundant Array of Independent Disks) mit mindestens drei Festplatten, von denen jede jeweils einen Teil der Daten trägt. Fällt eine dieser Platten aus, können die fehlenden Daten errechnet werden – hört sich komisch an, ist aber so.

 

Weiterer Vorteil: Bei Ausfällen muss noch nicht mal der Server abgestellt werden. Die Kosten für dieses Mehr an Sicherheit liegen bei einem durchschnittlichen Praxisserver bei 300 bis 400 Euro (einmalig).

 

Wichtig zu wissen: RAID gewährleistet Ausfallsicherheit, ersetzt aber nicht die Datensicherung. Denn das System spiegelt die Daten, es speichert sie nicht. Wird eine Datei gelöscht oder kam es zu Virusbefall, fehlen die entsprechenden Daten auch in der gespiegelten Version!

Welche Arbeitshilfen halten Sicherheit hoch und Betriebskosten niedrig?

  • Die technische Dokumentation,
    die Dokumentation der Wartung (Muster Wartungsplan),
    die Dokumentation für die Wiederherstellung der Daten,

 


Was muss Ihnen ein guter IT-Dienstleister garantieren?

  • Protokollierung der Arbeit (Muster Wartungsplan), Dokumentation des Netzwerkes mit Zugängen,

  • Schutz der Daten vor Zugriffen, Schutz der Wartungszugänge vor Dritten und ehemaligen Mitarbeitern,

  • regelmäßige Installation von Updates und Empfehlung neuer Windows-Versionen.


Ad 2):
Die Datensicherung auf einem externen Medium muss also zusätzlich gewährleistet sein – sie ist der allerletzte Hebel, auf den der Administrator im echten Notfall zurückgreifen kann. Praxisberater Jörg Hassenpflug empfiehlt dringend, einmal im halben Jahr eine Test-Datenwiederherstellung durchführen zu lassen – denn mehr als einmal hat eine Praxis jeden Abend die Datensicherung durchgeführt, um dann festzustellen, dass die Daten der letzten Monate trotzdem nicht wiederherzustellen waren – was zum Beispiel an einem defekten Band oder einer ausgefallenen Sicherungssoftware gelegen hatte.

 

Ad 3): Nicht nur, aber auch ein haftungsrechtliches Interesse spricht für eine systematische Langzeit-Archivierung. In strittigen Fällen kann es nötig sein, dass ein quartalsweiser Nachweis erbracht werden muss. Dazu muss erstens die Sicherung langfristig lesbar sein.

 

Deswegen müssen die Sicherungsmedien regelmäßig ausgetauscht werden oder Medien mit langer Lebenszeit eingesetzt werden: Eine Festplatte hat eine Lebenszeit von 3 bis 5 Jahren, ein Magnetband dagegen von 10 bis 30 Jahren. Waren Bänder früher unbeliebt, da das Schreiben langsam vonstattenging und jeder Hersteller ein anderes System einsetzte, so sind LTO-Bänder heute problemlos zu empfehlen: Sie sind schnell, abwärtskompatibel und es gibt über 30 kooperierende Hersteller.

 

Um nachweisen zu können, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits dokumentiert waren, ist es zweitens erforderlich, die Unveränderlichkeit der Daten zu gewährleisten. Wer die Kosten für nicht überschreibbare Bänder unverhältnismäßig empfindet, sollte die Bänder in einem datierten und unterschriebenen Briefumschlag an einem sicheren Ort wegschließen.

 

Ein übliches Vorgehen: Die Tagesarchivierung wird wöchentlich, die Monatsarchivierung jährlich überschrieben und die Jahresarchivierung wird verwahrt.


 
Fazit: Wer bei der Hardware am falschen Ende spart, geht echte Risiken ein und verschenkt Möglichkeiten.



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