Anzeige
Anzeige

Kongresszirkus im Homeoffice: Pro und Kontra der virtuellen Konferenzen

diatec journal Autor: Prof. Dr. Lutz Heinemann

Vorträgen in einem virtuellen Konferenzraum zu folgen, ist das eine. Doch die Kommunikation mit Kollegen lässt sich nicht so leicht simulieren. Vorträgen in einem virtuellen Konferenzraum zu folgen, ist das eine. Doch die Kommunikation mit Kollegen lässt sich nicht so leicht simulieren. © iStock/fizkes
Anzeige

Meetings, aber auch Fachtagungen und Kongresse finden in Zeiten der anhaltenden Coronapandemie nun digital statt. Was sind die Vor- und Nachteile dieses Umschwungs? Eine persönliche Reflexion von Professor Dr. Lutz Heinemann.

Wenn die klare Vorgabe der Politik ist, dass wir uns nicht mehr persönlich bzw. physisch „nahekommen“ dürfen, dann bedeutet dies auch: Es kann und wird so schnell keine Massenveranstaltungen mehr geben – also kein Oktoberfest und keinen Diabetes Kongress. Wird quasi von einem auf den anderen Tag die Betreuung von Diabetespatienten in Praxen und Kliniken durch telemedizinische Ansätze mit Videokonsultationen und klassischen Telefonaten digital, dann drängt es sich auf, auch Konferenzen, Seminare oder Fortbildungen virtuell durchzuführen. Diese Umstellung bringt bei einer Reihe von Aspekten des Kongressgeschehens Vor- wie Nachteile mit sich.

Aufmerksamkeit

Wenn man in der Dunkelheit eines Vortragssaals sitzt – um sich herum jede Menge Menschen –, dann ist man quasi gezwungen, dem Vortragenden zu lauschen. Egal, wie gut oder schlecht der Vortrag ist. Im Homeoffice sind schon eher Ablenkungen vorhanden, insbesondere wenn das Mikrofon auf stumm steht und die Videoübertragung blockiert ist: Mal eben die E-Mails bearbeiten, einen Anruf tätigen oder einen Kaffee holen. Was kann hier eine Abhilfe sein? Wenn die Referenten ihre Vorträge so gestalten, dass die Zuhörer aufmerksam zuhören, dann ist dies bestimmt hilfreich. Um fair zu bleiben: Bei den bisherigen Vorträgen gab es auch viele Kollegen, die sich mehr mit ihrem Smartphone beschäftigt haben, als dem Vortrag zu lauschen.

Kosten

Für die Teilnehmer fallen keine Reise- und Übernachtungskosten an und es geht weniger Arbeitszeit verloren. Für die Veranstalter sind zum einen die Kosten auch niedriger, da keine oder nur geringere Raummieten entstehen und beispielsweise keine Kosten für Essen anfallen. Insgesamt betrachtet fallen für die Organisatoren aber weiterhin Kosten an, die eine Teilnahmegebühr notwendig machen: Viele Referenten erwarten trotzdem ein gewisses Honorar für die Vorbereitung und das Halten der Vorträge (bei wissenschaftlichen Kongressen eher nicht). Es gilt, für jede Veranstaltung Werbung zu machen, und einer gewissen Organisation bedarf es auch bei einem virtuellen Kongress.

Technischer Aufwand

Der technische Aufwand ist nicht unerheblich. Einen schnellen und stabilen Internetzugang gibt es in Deutschland leider nicht überall, dies kann eine große Einschränkung darstellen! Selbst bei guten Voraussetzungen gibt es immer mal wieder Tonaussetzer, Einfrieren des Bildes und vollständige Abbrüche. In Anbetracht der raschen Verbesserungen der Software wie auch der Bemühungen um eine bessere technische Rahmengestaltung gilt es vermutlich, aktuell damit zu leben und zu hoffen, dass diese technischen Aspekte bald geregelt sind.

Industrie

Eine wichtige Einnahmequelle für Veranstaltungen aller Art sind die Industrieausstellungen, es sei denn, ein Sponsor übernimmt insgesamt die Kosten für die Veranstaltung. Wenn sich nun aber keine Teilnehmer mehr an den Ständen der Firmen drängeln können, um sich über neueste Produkte zu informieren (oder einen Kaffee zu trinken …) – wie geht dies nun? Natürlich gilt es auch für die Industrie, neue Ansätze und Konzepte zu entwickeln, um mit ihren Kunden in Kontakt zu kommen und zu kommunizieren. Neben der Option des gezielten Sponsorings einzelner Vorträge oder Sessions (mit Einblendung von Logos vor/nach/bei der Präsentation), wird es auch virtuelle Stände geben, bei denen Teilnehmer eintreten und einen Chat mit Firmenvertretern beginnen können. Avatare sind hier das Stichwort. Die Hersteller können diverse mediale Präsentationen zu ihren Produkten bereithalten. Wenn es „vor“ dem virtuellen Stand eine Möglichkeit zur Kommunikation mit anderen interessierten Kollegen gibt, kann durchaus gezielt kommuniziert werden.

Diskussionen

Auch bei einem virtuellen Meeting können die Teilnehmer Fragen stellen. Vielleicht trauen sich sogar mehr Menschen, den Vortragenden etwas zu fragen als bisher – da hatten doch viele Kollegen gewisse Hemmungen zum Mikrofon zu gehen (man kam ja auch kaum hin), während andere Kollegen ständig dorthin stürmten. Vielleicht gilt es hier, eine Art Kultur zu entwickeln. Auch das Einreichen von schriftlichen Fragen (wenn der Fragende anonym bleiben möchte) ist dann möglich.

Chair

Eigentlich sollte sich an den Aufgaben der Vorsitzenden einer Sitzung nicht viel ändern, wenn diese ihren Job ernst nehmen! Sie sollten weiterhin das Thema und die Inhalte der jeweiligen Sitzung an- und abmoderieren, die Referenten entsprechend vorstellen und die Diskussion leiten.

Zeitaufwand

Der Zeitaufwand ist geringer, denn es entfällt die gesamte Anreise, wie auch der Aufwand bei einer Veranstaltung vom Hotel zum Kongresszentrum zu gelangen. Andererseits geht damit auch der Fokus teilweise verloren – nimmt man den jeweiligen Kongress immer noch so ernst und stellt sich entsprechend darauf ein?

Für viele Kollegen war und ist die Teilnahme an Kongressen auch zunehmend ein Problem. Sie haben es stets schwerer, Genehmigungen für Dienstreisen zu bekommen. Ein Vor- (und Nach-)Teil ist: Im Prinzip kann man an virtuellen Kongressen auch zu Zeiten teilnehmen, die einem selber passen, also am Wochenende oder am Abend, was bedeutet: In der Freizeit!?

Poster

In Anbetracht der schieren Anzahl von Postern, die bisher mehr oder weniger gut gestaltet in ziemlich langen Reihen auf das interessierte Fachpublikum gewartet haben, kann es gut sein, dass es nun einfacher wird, diejenigen herauszufiltern, die einen wirklich interessieren. Die Poster kann man in Ruhe lesen, sie können auch mehr und anders die Daten präsentieren. Vermutlich kann bei einer virtuellen Präsentation der Wissenstransfer besser sein.

Sightseeing und Kultur

Touristische Aspekte kommen natürlich deutlich zu kurz! Andere Städte kennenlernen, ein Museum sehen, das schon immer auf der eigenen Hitliste stand, ein Konzert in einem bestimmten Saal hören etc. – das fällt alles flach.

Kommunikation mit Kollegen

Der Austausch ist ein wesentlicher Pluspunkt bei bisherigen Veranstaltungen. Mal eben mit Kollegen über diese Frage oder jenen Aspekt sprechen, neue Ideen aufschnappen, andere Betrachtungsweisen mitbekommen, eine kurze Besprechung beim Kaffee abhalten, an Meetings teilnehmen. Das sind Dinge, die hinsichtlich ihres spontanen Charakters weitgehend entfallen. Vielleicht gibt es aber auch hierfür „virtuelle“ Optionen, also Treffpunkte für Teilnehmer, bei denen viele solche Aspekte auch gehandhabt werden können, dann aber eben anders.

„Hybrid“-Meetings

Vielleicht wird es in Zukunft Meetings geben, bei denen sich alle Referenten an einem Veranstaltungsort treffen, auch um eine einheitliche Güte der Präsentationstechnik zu garantieren. Aber die „Zuhörer“ nehmen eben nicht mehr persönlich teil, sondern virtuell. Da können die Referenten den notwendigen Abstand voneinander einhalten und es kann trotzdem eine lebhafte Diskussion stattfinden. In den Pausen können die Teilnehmer die virtuellen Industriestände besuchen.

Fazit

Die Umstellung von der bisherigen Art, an Kongressen teilzunehmen, wird nicht ganz einfach. Dafür haben wir dann doch über Jahrzehnte hinweg in einer mehr oder weniger gleichen Form den „Kongresszirkus“ mitgemacht. Aber haben wir dies in den letzten Wochen nicht schon erstaunlich schnell und gut bei vielen anderen Dingen geschafft? Wenn es notwendig ist, dann wird nicht endlos geredet und werden diverse Bedenken vorgebracht, es passiert einfach! Vermutlich werden wir uns in einigen Jahren fragen: Warum haben wir immer den Aufwand betrieben? Haben endlose Stunden im Flieger gehockt, um dann in den Sessions einzunicken und häufig wenige Inhalte aufzunehmen? Bald werden wir sehen, wie ein Kongress der American Dia­betes Association virtuell abläuft.

Anzeige