Mit Chip Arbeitszeiten digital erfassen

Praxismanagement , Team Autor: Anke Thomas, Foto: thinkstock

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Das Mindestlohngesetz hat Arbeitgebern erhebliche Dokumentationspflichten aufgebürdet. Denn bei geringfügig beschäftigten Mitarbeitern müssen die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. Das geht mit Arbeitszeit­erfassungssystemen ganz leicht.

 

Schon seit 2011 setzt Allgemeinarzt Dr. Oscar Pfeifer ein Arbeitszeiterfassungssystem in seiner Gemeinschaftspraxis ein. Die Mitarbeiterinnen der Praxis verfügen über einen Chip bzw. einen sogenannten Transponder, mit dem sie sich bei Arbeitsbeginn anmelden und bei Pausen oder Arbeitsende abmelden. Auch Urlaubs- oder Krankheitszeiten  lassen sich eingeben und verwalten.

Dass mit dem Zuge der Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) Arbeitgebern auch erhebliche Dokumentationsverpflichtungen auferlegt wurden, stört Dr. Pfeifer dank dem Einsatz der Technik nicht. Denn mit der digitalen Zeiterfassung können Arbeitszeiten leicht dokumentiert, ausgedruckt, kontrolliert oder archiviert werden.

Offener Punkt, der hier noch der Klärung bedarf: Wenn mit einer Mitarbeiterin der Praxis feste Zeiten im Vertrag vereinbart wurden – z.B. jeden Dienstag 10 bis 12 Uhr –, was passiert dann, wenn die Mitarbeiterin jeweils schon viel früher ihre Arbeit beginnt?, sagt Dr. Pfeifer. Differenzen zwischen Vertrag und einer übereifrigen Mitarbeiterin dürfen schließlich nicht dem Arzt zur Last gelegt werden.

Prüfen: Verdienen externe Dienstleister 8,50 Euro?

Wichtig ist die genaue Zeiterfassung bei Minijobbern. Denn sobald die vereinbarte Grenze der Arbeitszeit überschritten wird, muss der Arzt überwachen, dass auch die 450-Euro-Grenze – je nach Stundenlohn – nicht überschritten wird. Ansons­ten könnte das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig werden.

Um dies zu verhindern, rät die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) außerdem dazu, sich von den Mitarbeitern beispielsweise in einem Personalfragebogen bescheinigen zu lassen, dass kein weiterer Job ausgeführt wird. Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen im Übrigen zwei Jahre aufbewahrt werden.

Was den Mindestlohn von 8,50 Euro betrifft, müssen Ärzte vor allen Dingen bei der Beauftragung Externer (z.B. Reinigungskräfte) aufpassen. Denn wenn ein externer Dienstleister seine Mitarbeiter nicht nach dem Mindestlohn vergütet, hat die externe Kraft das Recht, die Differenz zum Mindestlohn vom Arzt als Auftraggeber zu verlangen. Die externe Kraft ist dabei noch nicht einmal verpflichtet, zuerst ihren eigentlichen Arbeitgeber in die Pflicht zu nehmen, so die KBV. Deshalb der Ratschlag der KBV: Lassen Sie es sich von einem externen Dienstleister bestätigen, dass der Mindestlohn gezahlt wird!

Das rät auch Rechtsanwalt Uwe Scholz von der Berliner Kanzlei Busse & Miessen. Zwar gilt die Auftraggeberhaftung in der Regel nicht für eigenbetriebliche Leistungen, sagt Uwe Scholz. Es bleibt jdoch abzuwarten, wie sich die Rechtsprechung zu der Thematik positioniert.

Um das Risiko der Auftraggeberhaftung jedoch bereits zum jetzigen Zeitpunkt zu beschränken, sollte bei dem Vertrag mit dem Unternehmer oder Dienstleister darauf geachtet werden, dass dieser die Verpflichtung zur Zahlung des Mindeslohnes an die Arbeitnehmer enthält, rät Jurist Scholz.

Zollverwaltung überprüft, ob Mindestlohn gezahlt wird

Außerdem sollte der Vertrag einen Passus enthalten, in dem der Arzt als Auftraggeber von Mindestlohnforderungen gem. § 13 MiLoG freigestellt ist.

Für die Prüfung der Zahlung des Mindestlohnes sowie für die Ahndung von Mindestlohnverstößen ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung zuständig. Jeder Bürger kann im Prinzip auf Mindestlohnverstöße beim jeweils zuständigen Hauptzollamt aufmerksam machen, das Kontrollen durchführt.

Systeme zur Erfassung der Arbeitszeit für rund 500 Euro

Die Investition für Chips, Software und Gerät, mit dem die Zeit erfasst wird, beträgt rund 500 Euro. Hier sollte ein Arzt vergleichen: Wie viel Zeit investiert eine Mitarbeiterin pro Monat in die Erfassung von Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten der Kolleginnen und wie viel Zeit bzw. Arbeitslohn kostet das? Bei mehreren Mitarbeitern – zumal mit dem MiLoG seit 1.1.2015 die Verpflichtung zur Dokumentation der Arbeitszeiten bei Minijobbern besteht – dürfte sich die Investition in die Technik sehr schnell amortisieren.