Immer mehr Arztpraxen arbeiten mit einem relativ großen Mitarbeiterstamm. Dadurch kommt zur bereits vorhandenen Arbeitsbelastung auch noch die Herausforderung einer guten Teamführung dazu – ohne Delegation geht dann schnell gar nichts mehr.

Ab vier oder fünf Mitarbeitern braucht eine Arztpraxis eine leitende Kraft. Davon ist Praxisberaterin Katharina Hartig überzeugt. Über eine solche Delegation, bei der klar definierte Aufgabenbereiche vollständig oder in Teilen von einer der Medizinischen Fachangestellten übernommen werden, kann der Arzt entscheidend entlastet werden.

Welche Bereiche können delegiert werden? Als Schaltstelle zwischen Praxisleitung und Team sollte eine leitende Kraft für Dienstpläne und Personaleinsatz sowie für die Personal- und Teamführung verantwortlich sein, empfiehlt Katharina Hartig. Mitreden sollte die Leitungskraft auch beim Thema Personalentwicklung: Welche MFA sollte noch in welchem Bereich geschult werden?

Wer delegieren will, braucht qualifizierte Mitarbeiter

In der Praxisorganisation dagegen kann eine leitende Kraft die Ablaufplanung, die Sprechstundenorganisation und das Bestellwesen übernehmen bzw. organisieren. Auch das Qualitätsmanagement kann bei entsprechender Qualifizierung von ihr verantwortet werden. Für Abrechnung und Rechnungswesen kann die Kraft auf jeden Fall mitverantwortlich sein.

Um solch wichtige Aufgabengebiete delegieren zu können, müssen allerdings neben der Qualifizierung der Mitarbeiterin (Praxismanagement-Lehrgang, Fachwirt, Qualitätsmanagement- oder Qualitätsmanagement-Beauftragter-Fortbildungen) auch die Rahmenbedingungen stimmen:

• Vollzeittätigkeit ist auf jeden Fall von großem Vorteil!
• Eine schriftliche Stellenbeschreibung definiert die genauen Aufgabengebiete.
• Es muss klar bestimmt werden, inwieweit selbstständig Entscheidungen getroffen werden können; zudem muss das Budget festgelegt werden, über das die leitende Mitarbeiterin verfügen kann.
• Benennen Sie deutlich, welches Stundenkontingent der Mitarbeiterin für ihre Leitungsaufgaben zur Verfügung steht.
• Eine Leistungszulage ist selbstverständlich. Wird die Zulage – oder die Erhöhung einer Zulage – deutlich in Zusammenhang mit der Beurteilung der tatsächlichen Leistung gestellt, ist das motivierende Moment meist größer.
• Richten Sie einen Jour fixe ein, bei dem Sie sich mit der leitenden Kraft regelmäßig und zuverlässig austauschen und die Entscheidungen treffen, die nicht delegiert werden können.
• Vergessen Sie allerdings über die regelmäßigen Treffen nicht das Jahresgespräch. Eine Leistungsbeurteilung macht in den wöchentlichen Gesprächen wenig Sinn, sollte deswegen aber nicht ausfallen.
  
  

Mitarbeitereinzelgespräche, in denen die Leistungen, das Verhalten und die Zielsetzungen besprochen werden, sind generell ein wichtiges Instrument für die Praxisleitung. „Nur wenn die Mitarbeiter wissen, wo sie stehen und wo sie hinsollen, können sie selbstständig und eigenverantwortlich arbeiten“, betont Praxisberaterin Hartig.

Arbeitsabläufe fixieren ist Qualitätsmanagement

Das Delegieren muss sich auch nicht auf die leitende Kraft beschränken. Grundsätzlich können sowohl Teile der medizinischen Versorgung als auch wichtige Aufgaben im direkten Patientenkontakt (siehe Kasten rechts) an entsprechend geschulte Mitarbeiterinnen delegiert werden. Dass die Arbeitsabläufe dann schriftlich fixiert sein müssen, ist selbstverständlich. Aber das muss Sie wenig belasten: Für Teamführung und Qualitätsmanagement ist ja zum Glück Ihre leitende Kraft zuständig.