Delegation ist oft ein Muss, um sich konzentriert den eigenen Aufgaben widmen zu können und sich nicht in allem möglichen zu verzetteln. Dabei ist es wichtig, dass z.B. die Praxismanagerin sachlich und klar formuliert, worum es bei einer Aufgabe geht.

Stellen Sie sich eine Aufgabe als Äffchen vor, das gehegt, gepflegt, gefüttert, entlaust und gestreichelt werden will, damit es wachsen und gedeihen kann, sagt Kommunika­tionstrainerin Hanfstein.

Wenn es nicht klappt,
 auf Fehler hinweisen

Wer einfach eine Aufgabe im Vorübergehen abgibt, darf nicht davon ausgehen, dass die oder der Beauftragte alles wie gewünscht erledigt.

Häufig handhaben es auch die Praxischefs so, dass sie ohne weitere Erklärungen eine Aufgabe delegieren und – zurück an ihrem Schreibtisch – dann bemerken, dass sie sich im Vorbeigehen wieder mehrere Aufgaben selbst aufgehalst haben, weiß Hanfstein aus Praxisanalysen.

Wichtig ist auch, dass die Aufgabe zumindest halbwegs zur Person passt. Eine extrovertierte, hibbelige Helferin, die gerne mit Menschen umgeht, wird nicht in einem Keller Akten sortieren wollen. Und eine eher introvertierte MFA, die mit Begeisterung knifflige Abrechnungsfragen löst, wird sich an der Anmeldung, an der es mitunter turbulent zugeht, nicht wohl fühlen.

Delegation kann auch dann nicht klappen, wenn beim ersten Fehler eines Dritten die Haltung entsteht: „Dann mache ich es lieber selbst.“ Hier ist ein klärendes Gespräch angesagt, in dem dem Gegenüber sachlich mitgeteilt wird, was beim nächsten Mal geändert werden soll.

Nachhaken: Gibt es noch Fragen?

Bei alledem sollte bedacht werden, dass das, was gesagt wurde, nicht unbedingt auch so beim Gesprächsempfänger ankommt. Deshalb rät Hanfstein dazu, nachzuhaken: „Gibt es noch Fragen?“

Wenn die Aufgabe (z.B. mehr IGeL verkaufen) nicht umgesetzt wird, sollte eher die Formulierung „Was muss geschehen, dass Sie das schaffen?“ gewählt werden, statt mit der Botschaft „Warum klappt das bei Ihnen nicht?“ zu kontern.

Denn diese Art von Botschaft wird immer als ausgestreckter Zeigefinger empfunden und führt zu Widerwillen, Widerspruch, Rechtfertigungzwängen, Ärger oder Verletzungen (siehe Kasten rechts).

Damit jeder weiß, wer was zu tun hat und wer im Zweifelsfall Ansprechpartner ist, sollten die Zuständigkeiten klar und schriftlich geregelt werden.

Bei allem sollte niemals vergessen werden: Ein ehrlich gemeintes Lob zwischendurch und ein ausdrückliches Lob bei besonders gutem Gelingen ist ein toller Motivator und Ansporn, dass es weiterhin gut klappt.

In vielen Praxen herrscht jedoch das Motto „Net gschimpft isch gnug globt“ vor, sagt Hanfstein. Deshalb sollten Praxismanagerinnen darauf achten, nicht nur konstruktiv zu kritisieren, sondern auch Anerkennung für gut geleistete Arbeit zu zollen.