Personalführung: An Aus- und Fortbildung denken

Praxismanagement , Team

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Wichtig in der Personalführung ist die gezielte Kompetenzerweiterung Ihrer Arzthelferinnen. Denken Sie also an Schulungen und Fortbildungen für Ihre MFA!

Als Arzt sind Sie nicht nur selbst auf ständige Weiterbildung angewiesen, um Ihren Patienten die bestmögliche Versorgung zu ermöglichen. Sie benötigen auch entsprechend qualifizierte Arzthelferinnen, die die Neuerungen umsetzen helfen und damit den Praxiserfolg sichern.

Heute kann sich wohl beispielsweise keiner mehr vorstellen, dass noch vor einigen Jahren Praxen EDV-los geführt werden konnten. Oder dachten Sie zu Beginn Ihrer Niederlassung, dass das Thema Selbstzahlermedizin einmal einen solchen Stellenwert einnehmen würde? Oder die ständigen Abrechnungsänderungen … Ohne kontinuierlich weitergebildetes Praxisteam kommen Sie nicht weiter – Sie können ja nicht unbegrenzt neue Kräfte einstellen, die sich mit der betreffenden Materie bereits auskennen.

Aufgabe des Arztes ist es, das Potenzial der MFA danach zu durchleuchten, welche von ihnen zusätzliche Tätigkeiten übernehmen kann, schließlich ist jede Helferin anders gestrickt. Genau an dem Vorhandensein verschiedener Kompetenzen und Schlüsselqualifikationen setzt die Personalentwicklung auch an. So gibt es Kommunikationstalente, die verkümmern, wenn sie den ganzen Tag im Labor stehen. Andere kämpfen alltäglich einen vergeblichen Kampf mit der Terminplanung. Die Kreative läuft mit der Erstellung der Privatliquidation vielleicht auch nicht zur Höchstform auf.

Dies zu erkennen und der Helferin auch Alternativen anzubieten ist gut für Ihre Praxis, aber auch gut für Ihre Helferinnen. Sie können nämlich davon ausgehen, dass es für einen echten Motivationsschub sorgt, wenn sie merken, dass der Doktor ihnen mehr als ihre bisherige Arbeit zutraut. Es ist ja eine Binsenweisheit: Wer sich fortbildet, wird in seinem Aufgabenbereich sicherer, das sorgt für mehr Selbstbewusstsein und mehr Spaß an der Arbeit. Gerade die wirklich guten Kräfte, die eine Säule für den Praxisbetrieb darstellen, wollen oftmals immer besser werden, das sollten Sie berücksichtigen.

Wichtig ist aber auch, dass Sie allen Ihren Helferinnen Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten – jedoch nicht „mit der Gießkanne“, sondern es muss abgewogen werden zwischen Ihren strategischen Interessen und denen Ihrer Helferin.

Die meisten Maßnahmen, von denen Arzthelferinnen profitieren, werden im fachlichen Bereich angeboten bzw. sie drehen sich um die Betreuung von Patienten. Aber hören Sie genau hin. Vielleicht ist der Türkisch-Sprachkurs, den Sie zunächst eigentlich als unwichtig abtun, angesichts der vielen ausländischen Patienten gar nicht so schlecht?

Weiterentwicklung der Helferinnen innerhalb der Arztpraxis

Der Normalfall sieht so aus: Die Helferin macht ihre Arbeit gut und daher werden ihr nach und nach weitere Aufgaben übertragen, die in ihren Tätigkeitsbereich fallen und die sie zunehmend selbstständig verwaltet. Doch um sich weiterzuentwickeln, gibt es auch in der Arztpraxis weitere Möglichkeiten, z.B. die sogenannte Jobrotation: Es gibt viele verschiedene Aufgabenbereiche in der Arztpraxis, besonders in größeren Teams ist es nicht selbstverständlich, dass jede Helferin alles kann, eher spezialisieren sich einzelne auf eine Tätigkeit. Aber dennoch sollten Sie Ihren Helferinnen die Gelegenheit geben, wo es realisierbar ist, auch einmal in anderen Bereichen zu arbeiten. Das hat auch den Vorteil, dass im Fall von personellen Engpässen oder in der Urlaubszeit eine bessere Vertretung möglich ist. Und ganz bestimmt stärkt es auch das Verständnis im Team füreinander, wenn die eine Kollegin weiß, mit welchen Schwierigkeiten die andere in ihrem Job vielleicht zu kämpfen hat.

Auch die Übernahme eines Projekts kann einen Entwicklungsanreiz bieten, über den die MFA beweisen kann, was in ihr steckt. Voraussetzung ist natürlich, dass die Aufgabe sich überhaupt für ein Projekt eignet, das von einer einzigen Helferin geschultert werden kann; was beispielsweise bei dem Thema „Reduktion der Wartezeiten um die Hälfte“ bestimmt nicht der Fall ist. Attraktiv könnte dagegen ein Projekt wie „Aktualisierung unserer Informationsmedien im Wartezimmer“ sein. Am Ende der innerbetrieblichen Möglichkeiten steht die Beförderung zum Beispiel zur Erstkraft oder zur QM-Beauftragten.

Weiterentwicklung des Praxisteams durch Seminare

Wenn es um Kompetenzen geht, die in Ihrer Praxis zur Aufgabenerledigung nötig sind, aber hier nicht erlernt werden können, bietet sich das Seminar oder auch eine längere Fortbildung an. Beispiele hierfür sind ganz banal die Software-Schulung für ein neues Programm oder die Weiterbildung zur Qualitätsmanagement-Beauftragten.

Große Bedeutung hat in der Arztpraxis mittlerweile das Thema Kommunikation. Ob „Professionell telefonieren“ oder „Umgang mit schwierigen Patienten“ oder „IGeL-Marketing“, es gibt wirklich für jede Anforderung ein Seminar und manche sind bestimmt wertvoll, wenn Sie Praxisabläufe professionalisieren wollen.

Oftmals wird Fortbildungsbedarf aufgedeckt, wenn es in der Praxis knirscht, Abläufe nicht funktionieren, Fehler gemacht werden. Das kann ganz verschiedene Ursachen haben, die im fachlichen, aber auch persönlichen Bereich liegen können. Ganz allgemein gesprochen geht es um den Mangel an

Information: Wissen die Helferinnen überhaupt, welche Aufgabe sie zu erledigen haben?

Wissen: Sind die Helferinnen für ihre Aufgabe richtig ausgebildet? Haben sie genug Erfahrung?

Handlungsfreiheit: Kennen die Helferinnen ihren Handlungsspielraum? Trauen sie sich, kreativ zu handeln?

Motivation: Fehlt das rechte Engagement für die Arbeit? Warum? Um dem auf den Grund zu gehen, eignet sich das Mitarbeitergespräch. Nicht selten melden die Helferinnen ja selbst schon den Wunsch nach einer Weiterentwicklung an: „Chef, immer nur die Abrechnungen zu machen, das macht mir auf Dauer keinen Spaß.“

Doch auch Sie können das Gespräch darauf lenken: „Frau Müller, Sie wissen, dass wir eine Asthma-Patientenschulung etablieren wollen. Ich finde, Sie sind genau die Richtige dafür, die diese Aufgabe übernehmen kann.“

Wenn die Arzthelferin sich ziert, die Fortbildung zu machen?

Manchmal kommt eine für den Praxisinhaber ganz unerwartete Reaktion – die Helferin ziert sich, will nicht so recht auf das Fortbildungsangebot „anspringen“. Nehmen Sie das so einfach nicht hin. Dahinter steckt selten eine generelle Null-Bock-Haltung. Vielleicht braucht die betreffende Mitarbeiterin einfach noch mehr Bestätigung. Und fragen Sie sie, was sie braucht: „Sie haben ein bisschen Angst, vor der Gruppe zu sprechen? So, dann müssen wir doch noch etwas dagegen tun.“ Und wenn Sie ihr dann anbieten, sich selbst ein geeignetes Kommunikationsseminar auszusuchen, dann können Sie ziemlich sicher sein, dass das einen ordentlichen Motivationsschub auslöst – bei so viel Vertrauen in die Fähigkeiten der Helferin.