Welche Zuschüsse Praxisinhaber steuerfrei zahlen können

Um Mitarbeitenden ein kleines Plus in der Urlaubskasse zu verschaffen, können Arbeitgeber zusätzlich zum vereinbarten Gehalt eine Erholungsbeihilfe zahlen. Sie darf 156 Euro im Jahr betragen, plus 104 Euro für den Ehepartner, plus 52 Euro pro berücksichtigungsfähigem Kind. Der Praxisinhaber versteuert die Zahlung pauschal mit 25 %. Ein zeitlicher Zusammenhang mit dem Urlaub muss gegeben sein. Die Mitarbeitenden sollten schriftlich bestätigen, dass der Betrag nur für Erholungszwecke verwendet wird. Tipp: der Arbeitnehmer kann auch z.B. Quittungen während seines Urlaubs sammeln und sich diese dann steuerfrei vom Chef erstatten lassen.

Die physischen und psychischen Belastungen sind durch die Coronapandemie und die Digitalisierung sehr gewachsen. Was liegt da näher als eine betriebliche Gesundheitsförderung? Entsprechende Leistungen des Arbeitgebers sind steuerfrei und nicht sozialversicherungspflichtig. Es gibt jedoch zwei wesentliche Voraussetzungen: Die Ausgaben für Leistungen zur Gesundheitsförderung dürfen jährlich 600 Euro pro Arbeitnehmer nicht übersteigen und sie sind zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn zu zahlen. Es handelt sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze – wenn also die Leistung des Arbeitgebers 600 Euro überschreitet, muss nicht der gesamte Betrag, sondern nur der Überschuss versteuert werden. Achtung: Sportverein oder Fitnessstudios werden nicht gefördert, wohl aber z.B. dort stattfindende Rückenschulungskurse.

Der Kindergartenzuschuss für Mitarbeiter ist grundsätzlich steuerfrei. Allerdings müssen verschiedene Punkte beachtet werden:

• Die Zuwendung muss zusätzlich zum geschuldeten Lohn erbracht werden. Aber: Sie bleibt steuerfrei, wenn dafür eine freiwillig erbrachte Sonderleistung, etwa das Weihnachtsgeld, teilweise oder ganz umgewandelt wird.
• Die Unterstützung muss für Kinder fließen, die nicht schulpflichtig sind, sie dürfen also noch nicht eingeschult sein.
• Der Zuschuss darf nur für die Unterbringung, Betreuung und Verpflegung, nicht jedoch für z.B. die Beförderung gewährt werden.

Die Zuwendung ist somit nicht auf Kindergärten beschränkt, sondern gilt auch für das Unterbringen und Betreuen in vergleichbaren Einrichtungen. Das sind z.B. Schulkindergärten, Kindertagesstätten und Tagesmütter. Steuerfreie Kindergartenzuschüsse sind betragsmäßig nicht begrenzt. Allerdings darf der Zuschuss die tatsächlichen Kosten der Betreuung nicht übersteigen. Dem Arbeitgeber muss ein Nachweis über die Zahlungen an die jeweilige Einrichtung vorgelegt werden. Wird der Zuschuss zusätzlich zum eigentlichen Lohn gezahlt, ist er nicht nur steuerfrei, sondern auch in der Sozialversicherung beitragsfrei. Bei Kindergartenschließung aufgrund der Pandemie darf er nicht gezahlt werden.

Falls Angestellte ihren privaten Internetzugang beruflich nutzen – etwa weil sie teilweise im Homeoffice arbeiten – kommt ein Internet-Zuschuss infrage. Möglich ist etwa die Übernahme der laufenden Kosten der Internetnutzung, aber auch die Kosten für die Einrichtung des Internetzugangs können bezuschusst werden. Die Arbeitgeberleistung wird mit 25 % pauschal versteuert, zuzüglich Kirchensteuer und ggf. Solidaritätszuschlag. Auch hier gilt: Die Zuwendung des Arbeitgebers erfolgt zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn. Übersteigen die Kosten für die Internetnutzung 50 Euro im Monat nicht, kann der Arbeitgeber den Zuschuss ohne weitere Prüfung pauschalieren. Einzige Bedingung ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, aus der hervorgeht, dass er privat einen Internetzugang besitzt und wie hoch die monatlichen Kosten sind. Die Erklärung sollte als Beleg aufbewahrt werden.

Wer seinen Angestellten ein eBike verschafft, fördert deren Gesundheit, schont das Klima und stärkt die Arbeitszufriedenheit. Räder aus dem Besitz, d.h. dem Anlagevermögen, des Praxisinhabers können steuer- und abgabenfrei zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt jedoch nur für Modelle, die maximal 25 km/h schnell sind und somit noch als Fahrrad gelten. Auch das kostenlose oder verbilligte Aufladen von Elektrofahrzeugen beim Arbeitgeber oder an von diesem zur Verfügung gestellten Ladestationen ist steuerfrei. Das gilt zum einen für Dienstwagen mit Elektromotor, aber auch für private Elektrofahrzeuge. Laden Mitarbeitende Dienstfahrzeuge zu Hause auf, weil es an der Praxis dafür keine Möglichkeit gibt, kann der Arbeitgeber dies finanziell unterstützen. Bis zum 31. Dezember 2030 können monatlich 70 Euro für Elektrofahrzeuge und 35 Euro für hybride Modelle gezahlt werden.

Ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Diensthandy oder anderes Gerät ist kein geldwerter Vorteil – auch nicht, wenn der Arbeitnehmer es privat nutzen darf. Er muss es nicht als Vergütungsbestandteil versteuern.

Mit diesem Zuschuss erhalten die Beschäftigten kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten, z.B. in einer Gaststätte außerhalb der Praxis. Das Thema ist kompliziert, steuerlich sind viele Punkte zu beachten:

• Amtlicher Sachbezugswert: Der Wert der Mahlzeit ist durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung vorgegeben und wird jedes Jahr angepasst. Er ist grundsätzlich steuer- und abgabenpflichtig. Die amtlichen Sachbezugswerte für 2025 betragen 2,30 Euro für das Frühstück und jeweils 4,40 Euro für Mittag- und Abendessen.
• Zuzahlung durch den Arbeitnehmer: Zahlt der Mitarbeiter nicht den vollen Sachbezugswert selbst, ist die verbleibende Differenz (= amtlicher Sachbezugswert minus Zuzahlung des Arbeitnehmers) ein geldwerter Vorteil. Der Differenzbetrag ist steuer- und abgabenpflichtig. Möglich ist eine Pauschalsteuer von 25 %, bei der keine Sozialabgaben anfallen. Zahlt der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert, liegt kein geldwerter Vorteil mehr vor.
• Zuschuss durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber kann zusätzlich zum amtlichen Sachbezugswert bis zu 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei hinzuschießen. Das bedeutet, dass er seinem Mitarbeiter insgesamt einen Essenszuschuss von maximal 7,50 Euro pro Mahlzeit gewähren kann (4,40 Euro Sachbezugswert + 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss; pro Arbeitstag nicht mehr als eine Mahlzeit). Der Zuschuss darf den Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.

Abwesenheitszeiten durch z.B. Urlaub oder Krankheit sind festzuhalten. Daher gibt es noch eine weitere Komplikation: Eventuell zu viel herausgegebene bzw. nicht eingelöste Essenmarken oder gezahlte Zuschüsse muss der Arbeitgeber zurückfordern oder für den folgenden Monat reduzieren.

Kommt es im privaten Umfeld von Mitarbeitern zu bestimmten Unglücksfällen, können bis zu 600 Euro jährlich als Notfallhilfe steuer- und abgabenfrei gezahlt werden. Dies ist etwa möglich, wenn ein Angestellter aufgrund höherer Gewalt Vermögen verliert, wenn er aus einer Bürgschaft in Anspruch genommen wird oder wenn ein naher Angehöriger stirbt. Ein schriftlicher Nachweis sollte aufbewahrt werden.