Cartoon Praxismanagement
Wer sparen möchte, muss das ganze Team ins Boot holen
Überlegen Sie sich deswegen in einer Teamsitzung, wo in der Praxis überall Geld ausgegeben wird.
© Heena_Rajput - stock.adobe.com
Ausgaben für die alltäglichen Verbrauchsmaterialien und Dienste sehen vielleicht klein aus, fallen in der Summe am Ende aber eben doch ins Budget. An diesem Punkt spielt die Haltung des Praxisteams eine entscheidende Rolle. Aber wie motiviert man ein Team, mit auf die Ausgaben zu schauen? An dieser Stelle gibt es zwei Punkte, an denen Sie ansetzen können. Ein Problem liegt nämlich etwa darin, dass sich in bestimmten Bereichen der Praxisorganisation niemand zuständig fühlt. Das ist aber die Voraussetzung für sinnvolle Einsparungen.
Energiesparmonster trifft Tarifkönigin
Überlegen Sie sich deswegen in einer Teamsitzung, wo in der Praxis überall Geld ausgegeben wird. Diskutieren Sie das gemeinsam, ihr Team ist im Organisatorischen vielleicht tiefer in der Materie. In Bereichen, für die es noch keine verantwortliche Person gibt, wird jemand eingesetzt. So etwas gibt es bei Ihnen nicht? Gibt es in Ihrem Team schon einen Energiesparhamster? Eine Person, die sich mit den richtigen Lüftungstechniken im Winter, dauerlaufenden Kaffeemaschinen und Strom fressenden Stand-by-Geräten auskennt? Oder eine Tarifekönigin, die heute weniger Post- und Telefontarife kennen muss, sondern die extrem komplexen Ansage- und Terminbuchungsdienste souverän überblickt?
Vier Ansätze zu sparen, ohne dass etwas fehlt
1.Überprüfen Sie Ihr Bestellsystem. Sind Ihre Anbieter wirklich die günstigsten? Ungefähr einmal im Jahr kann es sich lohnen, Vergleichsangebote einzuholen. Prüfen Sie dabei auch, ob sich mit kostengünstigen Speditionen oder Selbstabholung die Frachtkosten senken lassen. Oder können Sie Ihren Bedarf längerfristig planen und so größere Bestellmengen erreichen? Bei gut transportierbaren Verbrauchsmaterialien: Tun Sie sich mit anderen Praxen zusammen, um lohnenswerte Bestellmengen zu erreichen. Und wenn es um größere Mengen geht: Versuchen Sie zu handeln. Eine Preissenkung von ein paar Prozent ist oft drin.
2.Checken sie die Büromaterialien. Obwohl immer mehr Praxisabläufe im digitalen Bereich erfolgen, wird in manchen Praxen immer noch Büromaterial in schillernden Mengen und Farben bestellt. Achten Sie auf die Menge und ob der ein oder andere Posten überhaupt noch benötigt wird. Legen Sie fest, welche Dokumente/Mails ausgedruckt werden müssen. Organisieren Sie ein System, wie gebrauchtes Büromaterial erneut eingesetzt werden kann: Wo wird Schmierpapier abgelegt? Wo finden sich die gebrauchten Ordner, wie kann man diese wieder ordentlich beschriften? Sind alte Klarsichthüllen noch nutzbar?
3.Kontrollieren Sie Ihre Portokosten. Oft werden überhöhte Marken verwendet, weil die passenden nicht zur Hand sind oder niemand weiß, welches Porto benötigt wird – gerade heute, wo Postversand nicht mehr zu jedem Alltag gehört. Eine Person im Team sollte verantwortlich sein, alle auf aktuellem Stand zu halten. Und prüfen Sie, wann Sie digital versenden können und wann es eben doch aus Datenschutzgründen immer noch die Post sein muss.
4.Manchmal lässt sich sogar Arbeitszeit sparen: Vielleicht müssen ja gar nicht immer alle MFA anwesend sein. Bieten Sie Ihrem Team an, darüber zu sprechen, ob es Zeiten gibt, zu denen Personal ausgedünnt werden könnte. Sollte es solche Zeiten geben, ohne dass es für die anderen Mehrarbeit bedeutet, fragen Sie, ob jemand aus dem Team ein wenig Arbeitszeit reduzieren möchte, möglicherweise nur für einen befristeten Zeitraum. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, um nicht Misstrauen im Team auszulösen, dass Arbeitsplätze gefährdet sind, sondern es sich wirklich um eine freiwillige Möglichkeit handelt. Sie können ggf. auch anbieten, nicht den vollen Betrag der reduzierten Stunden vom Gehalt abzuziehen. Sparen würde die Praxis dann immer noch.
Das zweite Problem liegt in der Motivation. Um zu sparen, muss man wissen, wofür. Gründe gibt es: weil man die Umwelt schont, weil man damit etwas zum Erfolg der Praxis beiträgt und auch weil man für diesen Einsatz gewertschätzt wird, mit Worten oder Taten. Als Praxischef oder Chefin liegt es an Ihnen, Ihrem Team diese Gründe zu liefern bzw. nahezubringen.
Und was das Finanzielle betrifft, versuchen Sie anschaulich zu machen, was in einfachen Worten lautet: Jeder Euro, der unnütz für Büromaterial oder Heizkosten ausgegeben wird, wird bei der nächsten Anfrage nach mehr Gehalt fehlen. Denn innerhalb des Praxisteams kann jeder an Punkten die finanzielle Situation mitbestimmen – sollte dann aber möglichst auch ein bisschen davon profitieren können.
Falls Sie diesen Medizin Cartoon gerne für Ihr nicht-kommerzielles Projekt oder Ihre Arzt-Homepage nutzen möchten, ist dies möglich: Bitte nennen Sie hierzu jeweils als Copyright den Namen des jeweiligen Cartoonisten, sowie die „MedTriX GmbH“ als Quelle und verlinken Sie zu unserer Seite https://www.medical-tribune.de oder direkt zum Cartoon auf dieser Seite. Bei weiteren Fragen, melden Sie sich gerne bei uns (Kontakt).
Überlegen Sie sich deswegen in einer Teamsitzung, wo in der Praxis überall Geld ausgegeben wird.
© Heena_Rajput - stock.adobe.com