Was ist bei einer Corona-Sonderzahlung ans Team zu beachten?

Praxismanagement , Geld und Steuern Autor: Insa Stoidis-Connemann

Wie verhält es sich mit dem steuerfreien Dankeschön? Wie verhält es sich mit dem steuerfreien Dankeschön? © iStock/Drazen Zigic

Für den besonderen Einsatz während der Pandemie können Arbeitgeber ihren Beschäftigten dieses Jahr ­einen steuer- und sozialabgabenfreien Bonus von bis zu 1500 Euro ­gewähren. Allerdings lauern dabei einige Fallen. Wie Sie diese umgehen, erklärt Steuerberaterin Insa Stoidis-Connemann.

Eine Bonuszahlung an MFA aus Steuermitteln wird derzeit von Ärztevertretern laut gefordert, ist aber politisch ungewiss. Ärzte, die sich bei ihrem Team für die außergewöhnlichen Arbeitsumstände finanziell bedanken möchten, können dies allerdings längst tun: Das Bundesfinanzministerium hat bereits mit einem Schreiben vom April eine Sonderzahlung von 1500 Euro ermöglicht. Die Bedingungen dafür sind schlicht, haben jedoch Tücken.

Die Bedingungen des Bonus

  1. Es sind bis zu maximal 1500 Euro als Bonuszahlung möglich.
  2. Die Zahlung kann für jeden aktiven Arbeitnehmer erfolgen.
  3. Die Sonderzahlung ist steuer- und sozialversicherungsfrei.
  4. Es sind sowohl Sachzuwendungen als auch Geldleistungen möglich.
  5. Der Bonus muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeits­entgelt gezahlt werden.
  6. Die Sonderzahlung muss zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2020 erfolgen.
  7. Dokumentationspflichten beachten!

1. Maximal 1500 Euro befreit

Die Höhe von 1500 Euro ist ein Freibetrag, keine Freigrenze. Das heißt: Auch eine höhere Sonderzahlung ist möglich, steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben jedoch nur bis zu 1500 Euro. Der Bonus vom Arbeitgeber muss nicht in einer Summe ausgezahlt werden, sondern kann auch in Raten, monatlich oder in wechselnden Beträgen fließen.

2. Aktive Arbeitnehmer

Als aktiv Beschäftigte gelten vor allem festangestellte und befristete Arbeitnehmer in Voll- und Teilzeit sowie Aushilfen bzw. geringfügig beschäftigte Werkstudenten. Bei Mini-Jobbern darf die Lohnzahlung mit dem Bonus sogar die 450-Euro-Grenze übersteigen. Auch Ruheständler, denen die Praxis eine Altersrente zahlt, können den Bonus erhalten. Eine Zahlung an Geschäftsführer o.ä. ist dagegen nur unter besonderen Voraussetzungen möglich.

3. Steuer- und sozialabgabenfrei

Der Freibetrag gilt pro Dienstverhältnis, jedoch nicht bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen beim selben Arbeitgeber innerhalb des Kalenderjahres. Die Zahlung ist (zumindest derzeit) nicht auf der Lohnsteuerbescheinigung des Jahres 2020 auszuweisen und muss vom Arbeitnehmer auch nicht in der eigenen Einkommensteuererklärung angegeben werden. Im Gegensatz zum Kurzarbeitergeld, bei dessen Erhalt der Beschäftigte eine Einkommensteuererklärung abgeben muss, unterliegt diese Sonderzahlung nicht dem Progressionsvorbehalt.

Achtung: Es darf unter keinen Umständen ein permanenter Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber durchgeführt werden, etwa monatlich durch den Sachbearbeiter der Lohnbuchführung.

4. Sach- oder Geldleistungen

Der Bonus kann auch aus einem Gutschein bestehen, etwa für eine Reise oder ein Wellness-Wochenende. Er muss bis zum 31. Dezember 2020 direkt an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Daneben können monatliche Sachzuwendungen im Wert von bis zu 44 Euro gewährt werden, ebenso Sportangebote bis zu 600 Euro, sog. Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Anlass bis 60 Euro oder Personalrabatte bis 1080 Euro jährlich. Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 11 EStG ist also ein zusätzlicher Bonus für bis zu 1500 Euro.

5. Zahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt

Sachbezüge, Zuschüsse, Beihilfen oder Unterstützungen werden nur dann als zusätzliche Zahlung zum generell geschuldeten Arbeitslohn angesehen, wenn

  • die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
  • es sich nicht um eine „Gehaltsumwandlung“ handelt,
  • diese Leistung nicht anstelle einer künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gezahlt wird.

Laut Bundesfinanzministerium sind diese Kriterien in allen Fällen anzuwenden, egal ob der Arbeitslohn tarifgebunden ist oder nicht.

6. Zeitachse bis Silvester

Die Bonuszahlung muss unbedingt zwischen dem 1. März und dem 31. Dezember 2020 erfolgen. Das gilt auch, wenn die Zahlung der normalen Lohnabrechnung praxisüblich immer erst in den ersten Tagen des nächsten Monats erfolgt. Wird dem Arbeitnehmer der Gutschein beispielsweise erst am 2. Januar 2021 ausgehändigt oder die Zahlung des Bonus durch die Bank nicht rechtzeitig ausgeführt, verfallen Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Der Betrag des Gutscheins unterliegt dann wie ein normaler Gehaltsbestandteil allen Abzügen.

7. Dokumentationspflichten

Einige Aufzeichnungspflichten müssen dringend eingehalten werden: Die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto bzw. bei der Lohnabrechnung gesondert aufzuzeichnen. Bei einer Sichtung durch den Lohnsteuer-Außenprüfer bzw. bei der Prüfung durch die Rentenversicherung müssen sie als solche erkennbar sein, damit die Rechtsgrundlage sofort überprüft werden kann. Dokumentiert werden muss auch das Übergabedatum z.B. eines Gutscheines, damit der Nachweis für das Einhalten des Zeitraums geführt wird.

Optimierung der Lohnsteuer

Falls der Arbeitgeber andere Bonuszahlungen zusätzlich zum vertraglich geschuldeten Arbeitslohn zwischen dem 1. März und dem 31. Dezember 2020 plant, kann er die neue Regelung auch hierfür nutzen. Im Vergleich zu einer „normalen“ Bonuszahlung von 1500 Euro spart er rund 300 Euro an Arbeitgeberbeiträgen bei der Sozialversicherung. Der Arbeitnehmer dagegen bekommt die Zahlung brutto für netto und spart an den ihm sonst abgezogenen Beträgen etwa 600 Euro. Ein nicht zu verachtender Unterschied!

Freiwilligkeit dokumentieren

Es sollte nicht vergessen werden, dass Arbeitgeber den Coronabonus freiwillig gewähren. Dies ist unbedingt zu dokumentieren. Aus Zahlungen oder Gutscheinen darf kein Rechtsanspruch für die Zukunft entstehen.

Familienmitglieder

Naheliegend ist die Idee, Familienmitglieder als Mini-Jobber einzustellen, um ihnen bei der nächsten Lohnabrechnung 1500 Euro zusätzlich zukommen zu lassen. Nach einem Schreiben des BMF wären diese Zahlungen begünstigt, da sie zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Hier sollte man mit Augenmaß prüfen: Bei schon länger laufenden Arbeitsverhältnissen wäre die Zahlung vorstellbar, insbesondere, wenn sie dem Fremdvergleich mit den anderen Mitarbeitern standhält, weil diese die Zahlung ebenfalls erhalten. Bei kurzfristig eingestellten Familienangehörigen könnte das Finanzamt u.U. erfolgreich mit dem § 42 AO (Missbrauchsvorbehalt) argumentieren.

Firmenjubiläum und Ehrentage

Ist beispielsweise zum Praxisjubiläum oder zum Geburtstag eines Arbeitnehmers im fraglichen Zeitraum eine Sonderzahlung geplant? Die Begünstigung kann auch auf diese Fälle angewendet werden, soweit vorher nicht schon Steuerbefreiungen in Anspruch genommen wurden.

Medical-Tribune-Bericht