Weniger Fehler und mehr Honorar: Die Abrechnungsfähigkeiten des Teams zu steigern, lohnt sich. Im Praxisalltag helfen eine klare Zeiteinteilung, Checklisten und gezielte Schulungen.

Eine korrekte Abrechnung sichert die wirtschaftliche Grundlage Ihrer Praxis. Eine Schlüsselrolle dabei spielen Medizinische Fachangestellte. Sie sind die ersten Ansprechpartnerinnen und -partner für Terminvergabe und Verwaltungsprozesse – und damit wichtige Schnittstellen zur Abrechnung. Ein gutes Beispiel ist die aktive Ansprache auf eine fällige Gesundheitsuntersuchung. Eine höhere Abrechnungskompetenz hat außerdem positive Nebeneffekte: Sie steigert die Motivation, das Verantwortungsgefühl und die Wertschätzung im Team. Aber wie lässt sie sich steigern?

Zuständigkeiten müssen geklärt werden

Die Abrechnung darf kein  „Nebenbei-Job“ sein, der zwischen Blutentnahme und Empfangstätigkeiten untergeht. Ermöglichen Sie es dem Team, feste Zeitfenster einzuplanen. Neue Mitarbeitende sollten bereits in den ersten Wochen mit den Grundlagen von EBM und GOÄ vertraut gemacht werden. Eine strukturierte Einarbeitung, idealerweise anhand eines festgelegten Plans, ist essenziell. Auch die Zuständigkeiten müssen geklärt sein: Wer trägt letztlich die Verantwortung? Planen Sie außerdem ein Schulungsbudget ein. Nutzen Sie externe Anbieter oder führen Sie eigene Mini-Workshops durch, z. B. einmal  im Quartal 60 Minuten zum Thema „Abrechnung von Laborleistungen“ oder „Zuschläge verstehen“. Selbst kleine Online-Formate tragen erheblich zur Kompetenzsteigerung bei. Folgende Schritte können Sie unmittelbar im Praxisalltag umsetzen:

• Diagnostik- und Leistungsketten besprechen: Was wird bei welcher Indikation durchgeführt und wie lässt sich das in der Abrechnung abbilden? Hier kann ein strukturierter Leitfaden helfen.
• Fehleranalyse als Lernchance nutzen: Statt Schuldzuweisungen auszusprechen, sollten Prüfbescheide oder Korrekturen durch KV oder PKV nachbesprochen werden – was lernen wir daraus?
• Dokumentationsqualität verbessern: Zeigen Sie Ihren MFA, wie die ärztliche Dokumentation und die Abrechnung zusammenhängen (Beispiel: GOÄ Nr. 1 vs. 3 – abhängig von der Tiefe des Gesprächs und der Dokumentation).
• Abrechnungs-Checklisten entwickeln: Einfache, praxiseigene Checklisten für häufige Leistungen oder Kombinationen helfen MFA im Alltag (z. B. Impfsprechstunde, Wundversorgung, IGeL).
  Auch technische Hilfsmittel sollten optimal genutzt werden, allen voran die Automatismen der Praxissoftware. Ergänzende Abrechnungstools oder Prüfsysteme tragen zusätzlich dazu bei, Vollständigkeit, Plausibilität und Wirtschaftlichkeit sicherzustellen.

All diese Tipps helfen jedoch nicht, wenn das Team nicht motiviert ist, sie umzusetzen. Unterschätzen Sie daher nicht die Wirkung anerkennender Worte: MFA, die die  Abrechnung souverän meistern, leisten einen zentralen Beitrag zum Praxiserfolg – das darf auch benannt und gewürdigt werden. Fehler werden früher oder später passieren. Wichtig ist, daraus zu lernen und eine offene Kommunikation zu ermöglichen. Etablieren Sie außerdem verbindliche Regeln, z.B.: „jede Abrechnung wird tagesaktuell dokumentiert“ oder „bei Unsicherheiten erfolgt Rücksprache, nicht eigenmächtiges Auslassen von Leistungen“. 

Dienstleister entlasten und bieten Hilfe zur Selbsthilfe

In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung hinzuzuziehen. Ein Abrechnungs-Check-up durch spezialisierte Dienstleister hilft dabei, häufige Fehlerquellen, ungenutzte Ziffern oder Prozesslücken zu identifizieren. In besonders herausfordernden Situationen können Sie die Praxis vorübergehend durch ein externes Abrechnungsmanagement begleiten lassen. Dabei wird das Praxisteam nicht nur entlastet, sondern Schritt für Schritt in die korrekte Umsetzung eingeführt. Ziel ist, das Team zu schulen und die Abläufe so zu optimieren, dass die Abrechnung anschließend wieder eigenständig, sicher und wirtschaftlich korrekt durchgeführt werden kann.

Fazit: Abrechnungsstarke MFA entlasten Sie nicht nur operativ, sondern sichern Honorar, sparen Zeit – und schaffen mehr Freiraum für Ihre eigentliche ärztliche Tätigkeit. Die Investition in Schulung, Struktur und Vertrauen zahlt sich mehrfach aus – fachlich, wirtschaftlich und im Miteinander. Der erste Schritt ist denkbar einfach: Sprechen Sie Ihre MFA auf das Thema an und bieten Sie gezielte Unterstützung an.

Quelle: Medical-Tribune-Gastbeitrag