Der Ärztetag – vorbereitet wie eine Oper
Das Parlament der Ärzte tagt – mit Aussetzern in der ersten Hälfte des letzten Jahrhunderts – seit 1873. Für die gastgebende Landesärztekammer ist das eine besondere Gelegenheit, sich und die jeweilige Stadt ein wenig ins öffentliche Licht zu rücken.
2015 ist Frankfurt/M. der Veranstaltungsort. Ein wenig aus Zufall. Denn eigentlich sollte es die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden sein. Doch dann begann – früher als erwartet – 2014 der Abriss der über 50 Jahre alten Rhein-Main-Halle, die die Räumlichkeiten für die Plenarsitzungen bieten sollte.
Event-Planungen mit vier, fünf Jahren Vorlauf
Also musste Dr. Cathrin Becker, bei der Bundesärztekammer (BÄK) fürs Informations- und Veranstaltungsmanagement zuständig, nochmals von vorne anfangen. „Wir haben eineinhalb bis zwei Jahre verloren, wir waren ja schon fast durch“, erzählt die Bereichsleiterin.
Denn bei der BÄK laufen die Vorarbeiten für einen Ärztetag schon vier bis fünf Jahre vorher an. So gibt es bereits eine Grobplanung für 2021; die Vorbereitungen bis 2019 stehen, für 2020 sind sie weit gediehen. Dabei werden die Delegierten erst in diesem Jahr Freiburg als Ort für den Ärztetag 2017 bestimmen.
So will man verhindern, dass die Verbände und Organisationen, die die Szenerie des Ärztetages bevölkern, sich ein Windhundrennen um die Hotels liefern.
Natürlich sprechen die Landesärztekammern ihre „Einladungen“ an die BÄK viel früher aus. Dann prüft die Eventabteilung, ob die Raum- und Bettenkapazitäten ausreichen. Voraussetzung sind 1200 bis 1500 nachweisbare Hotelzimmer in der üblichen Maiwoche. Außerdem muss der Plenarsaal 1000 Leute, inklusive Gäste und Presse, fassen können. Ferner müssen Nachbarräumlichkeiten, z.B. für Besprechungen, Schreibbüro und die Journalisten, vorhanden sein sowie ein Foyer für Stände der Aussteller.
Vonnöten ist eine Stadt, die 1500 Hotelbetten hat
Bei Abfrage der städtischen Hotelkapazitäten denkt Dr. Beckers Team auch an den Marburger Bund und die KBV, die zwei bzw. einen Tag vor der Eröffnung des Ärztetages ihre Haupt- bzw. Vertreterversammlung abhalten. In Städten wie Düsseldorf (2014), Frankfurt oder Hamburg (2016) ist das kein Problem. Lübeck schied dagegen einmal aus.
Das Problem, wenn man spät dran ist, sind höhere Preise und ggf. Kompromisse, berichtet Dr. Becker. Das ist auch in Frankfurt der Fall. Dort hat die Landesärztekammer mit der Paulskirche zwar ein nationales Denkmal für die Eröffnungsveranstaltung gewählt. Doch mehr als 900 Personen passen nicht rein. Sonst werden für die Eröffnung Gebäude gewählt, die 1200 Menschen fassen. Die Folge: Eintritt nur mit persönlicher Einladung. Begleitpersonen oder Ärzte, die einfach mal so vorbeischauen wollen, werden es schwer haben. Es gibt eine Warteliste.
Bei der Eröffnung teilen sich Bundes- und Landesärztekammer Aufgaben und Arbeiten. Die LÄK sucht z.B. die Musiker (Medizinorchester Frankfurt) aus und lädt den Vertreter der Landesregierung (Sozialminister Grüttner) und den Oberbürgermeister ein. Die BÄK lädt den Bundesgesundheitsminis-ter ein und steuert weitere Redner und Programmpunkte bei. Die LÄK wiederum ist Gastgeber des üblichen Gesellschaftsabends („Ärzte unter Palmen“, 60 Euro Eintritt). Sie organisiert das Rahmenprogramm und einen Hessenabend. Um Ärztetagsbesucher auf dem Laufenden zu halten, wurde eigens eine App programmiert (DÄT@pp).
Außerdem präsentiert die hessische Kammer anlässlich des Ärztetages Zwischenergebnisse des Forschungsprojekts über ihre eigene Geschichte, insbesondere die unrühmliche Rolle der hessischen Ärzteschaft in der Zeit des Nationalsozialismus.
Bei der LÄK kümmern sich vier bis fünf Leute um die Organisation des Ärztetages, erzählt Pressesprecherin Katja Möhrle. Hilfreich seien die Hinweise der Ärztekammer Nordrhein gewesen, die 2014 den Ärztetag ausrichtete. „Wie bei der Premiere einer Opernaufführung müssen im Mai Hauptprogramm, Dramaturgie und Rahmenprogramm stimmen“, betont sie.
Dienstleister für Bühnenbau und den Papierkram
Und es gibt viel bei der Organisation zu bedenken: Raumplanung (bis zum letzten Stuhl und Tisch), Ausschilderungen, funktionierende Technik, Veröffentlichungen, das Erstellen und Verteilen von Drucksachen, Bustransfer zwischen Eröffnungs- und Tagungsort, Verköstigung, Blumenschmuck usw.
Dr. Becker kümmert sich schon seit zehn Jahren um die Ärztetage.
Das zweiköpfige Team organisiert auch andere Veranstaltungen wie den Neujahrsempfang der deutschen Ärzteschaft oder Symposien. Beim Ärztetag arbeitet die BÄK mit zwei Dienstleistern zusammen. Einer kümmert sich um den Auf- und Abbau der BÄK-eigenen Bühne, auf der das Präsidium thront, sowie um Ton und Bild. Der andere kümmert sich um die Produktion und Verteilung der Tagungsunterlagen, was mittlerweile vollelektronisch abläuft.
Nutzung der Computer reduziert Papierverbrauch
So haben seit dem Ärztetag in Nürnberg (2012) alle Arbeitsplätze Zugang zu Strom und WLAN. Die Delegierten können Anträge per Tablet und Laptop stellen und empfangen. Wurden bei früheren Ärztetagen 400 000 Blatt Papier bestellt und bedruckt, waren es im letzten Jahr in Düsseldorf weniger als 300 000. Während des Ärztetages sind ungefähr 70 BÄK-Mitarbeiter vor Ort im Einsatz. Wenn der Spaß vorbei ist, hat Dr. Becker noch einen „Nachlauf“ von vier bis sechs Wochen, bis alle Abrechnungen abgearbeitet sind.
Unterm Strich kostet ein Ärztetag die Bundesärztekammer (inklusive Mitarbeiterkosten) etwa eine halbe Million Euro. „Plus/minus“, sagt Dr. Becker. Dazu kommen noch die Aufwendungen der jeweiligen Landesärztekammer, die vermutlich ebenfalls sechsstellig ausfallen.
Und was wird der 118. Ärztetag vom 12. bis 15. Mai inhaltlich bringen? Natürlich Debatten mit Redezeitbegrenzung zu den Gesetzen von Schwarz-Rot und dem Status quo der GOÄ-Novellierung, ggf. einige Beschlüsse zu Weiterbildung und Berufsordnung, Resolutionen, Wortprotokolle, Medienberichte. Und die Wahl des Präsidenten, Vizepräsidenten sowie zweier weiterer Ärzte im Präsidium. „Das ist doch immer spannend“, sagt Dr. Becker.