Personalführung: Die Aufgaben der Mitarbeiterin präzise definieren

Praxismanagement , Team Autor: Anke Thomas, Foto: Thinkstock

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Gut geführte Mitarbeiter sind zufriedener und setzen sich stärker für den Erfolg der Praxis ein, sagt Allgemeinarzt Dr. Wolfgang Schneider-Rathert.

Die Führung des Personals in der Praxis ist eine sehr wichtige unternehmerische Aufgabe, die Ärzte in ihrem Studium leider nicht gelernt haben, so Dr. Schneider-Rathert auf dem Practica-Seminar "Erfolgreiche Praxisführung".

Das auch schon alleine deshalb, weil die Personalkos­ten in der Praxis einen gewichtigen Faktor darstellen. Immerhin fallen diese Kosten mit ca. 25 % des Umsatzes ins Gewicht, macht Dr. Schneider-Rathert aufmerksam.

 

Als der Kollege begann, sich mit Personalführung zu beschäftigen, stieß er auf das Buch "Leading Simple" des Personalcoaches Boris Grundl. Dieser zeigt auf, dass man sich zunächst fragen muss, wie man sich selbst führt und wie man sich führen lässt, um daraus zu entwickeln: Wie führe ich andere? Außerdem gibt Boris Grundl dem Führenden folgende fünf Aufgaben an die Hand:


  1. Menschen fördern: "Führen bedeutet nicht, andere so zu behandeln, wie diese es gerne hätten oder wie es der Führungskraft angenehm wäre. Es bedeutet, andere so zu behandeln, dass sie sich entwickeln."


    Instrumente um dies umzusetzen sind z.B. Team- und Personalgespräche.


  2. Unternehmenszweck erfüllen: "Einer Führungskraft ist bewusst: Es geht primär darum, die Unternehmensidee umzusetzen und zugleich Profit zu erwirtschaften. Menschliche Entwicklung und Geschäftserfolg gehen Hand in Hand."


    Beispiel dazu von Dr. Schneider-Rathert: Das Leitbild der Praxis lautet, die Balance zu finden zwischen medizinischem Helfen, wirtschaftlichen Notwendigkeiten und Privatleben bei bestmöglicher Behandlung und deren menschlicher wie finanzieller Anerkennung.


  3. Systeme schaffen: "Die Königsfrage einer Führungskraft lautet: Wie mache ich mich überflüssig, während die Ergebnisse immer besser werden?"


    Beispiele von Dr. Schneider-Rathert: DMP, HzV, Geriatrie – wie diese in der Praxis umsetzen?


  4. Delegieren: "Delegieren ist die Fähigkeit, Aufgaben so zu übergeben, dass die Führungskraft mit der Qualität dessen, was zurückkommt, zufrieden ist.


    Die Einstellung ´ich mache es lieber selbst` ist eine Bankrotterklärung an die Fähigkeit, andere zu entwickeln."


  5. Kontrollieren: "Transparenz und Kontrolle werden von Führungskräften gelebt und geliebt. Je mehr eine Führungskraft Kontrolle als Hilfe zur Zielerreichung versteht, des­to mehr schätzen es seine Mitarbeiter, kontrolliert zu werden."


    Hierzu empfiehlt Dr. Schneider-Rathert unbedingt, Mitarbeiter auch zu loben, wenn etwas gut gelaufen ist.


Nachdem sich Dr. Schneider-Rathert intensiver mit Führung auseinandersetzte, merkte er schnell, wie schwierig es z.B. ist, Mitarbeitern präzise zu definieren, was die Ärzte von ihnen erwarten. Sehr wichtig ist, Vorgaben zu geben, damit diese später auch kontrolliert werden können. Wie das geht?

Ob ein DMP in der Praxis durchgeführt wird; diese Entscheidung ist für ihn Chefsache, sagt Dr. Schneider-Rathert. Wenn eine Kasse zum Beispiel ein DMP oder einen IV-Vertrag einführt, schaut Dr. Schneider-Rathert nach, wie viele seiner Patienten dafür infrage kommen, und berechnet, ob sich Aufwand und Ertrag lohnen.

Dass die infrage kommenden Patienten dann auf das DMP bzw. den Vertrag angesprochen werden, ist Aufgabe einer MFA. Diese ist für die Umsetzung verantwortlich. In der nächsten Teambesprechung trägt sie vor, bei wie vielen Patienten die Leistung durchgeführt bzw. abgerechnet wurde und wie viele noch fehlen (Kontrolle!).

Die zehn umsatzstärksten Produkte herausfiltern und Angebote einholen

Einer anderen Mitarbeiterin wurde aufgetragen, im Labor zu analysieren: Wofür wurde welches Geld ausgegeben? Daraus wurden die zehn umsatzstärksten Produkte (hier u.a. Urin- oder Haemoccult-Tests) herausgefiltert und geschaut, ob es bei Konkurrenten vielleicht günstigere Angebote gibt.

Dass Argumente fehlen, um Patienten z.B. von der Einschreibung in die HzV zu überzeugen, kann Dr. Schneider-Rathert nicht nachvollziehen. Schließlich haben Patienten Vorteile von der Behandlung bei ihrem qualifizierten Hausarzt, der z.B. dafür sorgt, dass ein Patient einen dringenden Termin beim Facharzt schnell erhält.

Dabei rät Dr. Schneider-Rathert dazu, sich eine Broschüre der Deutschen Gesellschaft für Allgemeinmedizin (Degam) zu besorgen. Hier wurden 24 Positionen formuliert, eine lautet "Hausärztliche Versorgung – der beste Schutz vor zu viel und falscher Medizin." Das 54 Seiten umfassende Werk legt der Kollege im Wartezimmer als Lektüre für seine Patienten aus.

Die Kenntnisse rund um die Personalführung möchte Dr. Schneider-Rathert nicht mehr missen. Heute beschäftigt die Gemeinschaftspraxis (drei Ärzte) vier Vollzeitkräfte und eine Teilzeitkraft, die zufrieden mit ihrer Tätigkeit sind. Einige Jahre zuvor arbeiteten in der Gemeinschafts­praxis vier Ärzte und insgesamt elf unzufriedene (!) Vollzeitmitarbeiter.