Digitale Praxisorganisation ePA: So sichern Praxen das Honorar
Seit Oktober 2025 muss die elektronische Patientenakte (ePA) gesetzlich verpflichtend in vertragsärztlichen Praxen eingesetzt werden.
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Jammern über die ePA hilft nix. Sie ist in der Welt und inzwischen Pflicht. Während bereits die nächsten Ausbaustufen angekündigt werden, gilt es für die Praxisteams, Abläufe in Alltagsroutine zu überführen. Kontrolle und Ergänzung der ePA sorgen für einen „Nebenverdienst“.
Seit Oktober 2025 muss die elektronische Patientenakte (ePA) gesetzlich verpflichtend in vertragsärztlichen Praxen eingesetzt werden. Verpflichtend bedeutet, dass die notwendige Software im Praxisverwaltungssystem (PVS) vorhanden sein muss, was vermutlich im Rahmen des Softwarevertrages mit dem PVS-Update „automatisch“ erledigt wurde. Sicherheitshalber sollte man sich das aber von seinem PVS-Anbieter bestätigen lassen. Ist das der Fall, gilt es, dieses Software-Update sicher zu installieren (siehe Kasten „Checkliste“). Verpflichtend ist laut Gesetz auch nur das Einstellen von Befunden, Arztbriefen, bildgebender Diagnostik und Laborergebnissen, wenn sie selbst erhoben wurden, digital vorliegen und aktuell sind.
Keine verpflichtenden Eintragungen sind alte Daten und Fremdbefunde. Dokumente, gegen deren Einstellung die Patientin und der Patient widersprochen haben, dürfen nicht hinein. Da Patientinnen und Patienten mit den Einträgen einverstanden sein müssen, empfiehlt es sich, ein Hinweisschild zur ePA in den Wartebereich zu hängen (kann bei der KBV* oder Gematik abgerufen werden) und/oder Patientenflyer auszulegen. Tipp: Verweisen Sie die Versicherten bei Fragen an ihre Krankenkasse. Denn nicht Sie, sondern die Kasse ist verpflichtet, ausführlich zur ePA zu beraten.
Tab. 1: Leistungen im Zusammenhang mit der ePA
| GOP | Leistungsbeschreibung | Punkte/Euro |
|---|---|---|
| 01647 | Zusatzpauschale zu den Versichertenpauschalen der Kapitel 3 und 4 | 15/1,86 |
| 01431 | Zusatzpauschale zu den GOP 01430, 01435 und 01820
| 3/0,37 |
KV braucht Modul-Nachweis, sonst kommt es zu Kürzungen
Manche Kassenärztlichen Vereinigungen knüpfen die volle Auszahlung der TI-Pauschale an die Aktivierung des ePA-Moduls. Sie sollten sich daher erkundigen, wie das Ihre KV handhabt und welche Nachweise bis wann zu erbringen sind. Andernfalls riskieren Sie die Kürzung der Pauschale um 50 %.
Die GOP 01648 für die Erstbefüllung der ePA (89 P., 11,03 Euro) wurde vom Bewertungsausschuss bis zum 31.12.2026 verlängert. Sie können also für jede Patientin und jeden Patienten, für die bzw. den Sie das erste Dokument in die elektronische Patientenakte stellen, ein Zusatzhonorar von 11,03 Euro (2026: 11,34 Euro) extrabudgetär erzielen. Als weitere Leistungen im Zusammenhang mit dem Einsatz der ePA stehen die in Tabelle 1 aufgeführten zwei Gebührenordnungspositionen (GOP) zur Verfügung.
Bewusst sind die GOP 01647 und 01431 in Tabelle 1 zusammen aufgeführt, da es sich hier um die gleiche Leistung handelt. Den Unterschied machen die Kombinationsmöglichkeiten von Versichertenpauschale und GOP 01647 bzw. GOP 01430/01435 und GOP 01431.
Die GOP 01647 ist nur einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig und muss einen persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt zum Gegenstand haben. Die GOP 01431 hingegen kann bei einem nicht persönlichen (z. B. telefonischen) Arzt-Patienten-Kontakt oder einem Patienten-MFA-Kontakt bis zu viermal im Arztfall berechnet werden.
Der Ansatz dieser GOP sollte deshalb in einer hausärztlichen Praxis Routine des Praxisablaufs sein: Kommt eine Patientin oder ein Patient in die Praxis, überprüft man die ePA auf ggf. notwendige Ergänzungen und Änderungen und bekommt dafür jedes Quartal die GOP 01647 von der KV zugesetzt. Bei einem Wert von 1,86 Euro ist das 2025 bei angenommen 1.000 Behandlungsfällen ein sicherer „Nebenverdienst“ von 1.860 Euro.
Tab. 2: Abrechnungskonstellationen in BAG oder MVZ
| Person | Tag | GOP | Leistung |
|---|---|---|---|
| Arzt 1 | 2/Q1 | 03000 01647 | Versichertenpauschale, Zusatzpauschale im Zusammenhang mit der ePA |
| MFA | 24/Q1 | 01430 01431 | Wiederholungsrezept, Dosisänderung in eMP der ePA |
| Arzt 2 | 48/Q1 | 01435 01431 | Gespräch Arzt 2 mit Bezugsperson (z. B. Ehemann), erneute Anpassung eMP |
| MFA | 55/Q1 | 01430 01431 86900 | Überweisung an eine Fachärztin/einen Facharzt, eBrief in ePA, Versand eBrief |
| MFA | 78/Q1 | 01430 | Mitteilung Laborergebnisse durch MFA mit Hinweisen des Arztes |
| MFA | 85/Q1 | 01430 01431 | Wiederholungsrezept, Ergänzung Eintrag in ePA wegen neuer Medikation |
Elektronische Medikationsliste liefert aktuelle Übersicht
Ist man in einer Berufsausübungsgemeinschaft oder in einem Medizinischen Versorgungszentrum tätig, wird es zwar komplizierter, aber finanziell noch interessanter. Dann kann ggf. zusätzlich die GOP 01431 bis zu viermal im Arztfall berechnet werden. Das ist zwar nicht möglich, wenn die Versichertenpauschale zum Ansatz kommt, eine Kombination im Quartal mit der GOP 01431 ist aber nicht ausgeschlossen, wenn die Versichertenpauschale in einem Quartal bei einem anderen Arzt(fall) berechnet wird. Es ergeben sich so die in Tabelle 2 dargestellten denkbaren Abrechnungskonstellationen.
Aktuell kann die elektronische Medikationsliste für die Behandlung genutzt werden. Sie bietet eine Übersicht über die aktuelle Medikamenteneinnahme von Erkrankten. Es können strukturierte Dosierangaben und Einnahmehinweise für Medikamente hinzugefügt, eingesehen und komplexe Dosierschemata abgebildet werden, die über das sog. 4er-Schema beim bundeseinheitlichen Medikationsplan hinausgehen. Dies dient der Arzneimitteltherapiesicherheit. Medikamente können im „digital gestützten Medikationsprozess“ nachgetragen werden, etwa Betäubungsmittelrezepte, die noch nicht elektronisch verschrieben werden können, oder frei verkäufliche OTC-Präparate wie Nasenspray oder Paracetamol.
Weitere Funktionalitäten sind in der Vorbereitung
Der digital gestützte Medikationsprozess soll um die Möglichkeit für Versicherte erweitert werden, z. B. bei Zugriffen auf ihre elektronische Patientenakte Push-Benachrichtigungen über ihre Krankenkassen-App zu erhalten. Das ist für 2026 geplant. Vor der flächendeckenden Einführung sind Tests in Modellregionen vorgesehen. Eine weitere Ausbaustufe sieht eine Volltextsuche vor sowie die Datenausleitung zu Forschungszwecken an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit. Diese Funktionen sollen Anfang 2027 ausgerollt sein.
| Checkliste PVS-Update ePA |
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Quelle: kbv.de/praxis/digitalisierung/anwendungen/elektronische-patientenakte
