Ein Fahrtenbuch dient dazu, alle beruflichen Fahrten lückenlos zu erfassen, um diese später gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Anstatt pauschal nur 0,30 Euro pro Kilometer als Aufwand anzusetzen, können so die echten höheren Kosten größtenteils geltend gemacht werden. Selbstständige nutzen gerne ein elektronisches Fahrtenbuch, weil das bequemer ist, als täglich in ein Büchlein zu schreiben. Ein Beschluss des Bundes­finanzhofs vom 12. Januar 2024 (Az.: VI B 37/23) betont allerdings erneut, dass auch elektronische Fahrtenbücher bestimmte Anforderungen erfüllen müssen, um anerkannt zu werden. 

So muss das Fahrtenbuch in einer „geschlossenen“ Form geführt werden, um nachträgliche Veränderungen auszuschließen oder transparent zu dokumentieren. Im Fall, mit dem sich der BFH beschäftigte, fehlte es z.B. an der Erkennbarkeit nachträglicher Veränderungen.

Doch selbst wenn man alles – also auch die Programmprotokolle – dem Sachbearbeiter bzw. Betriebsprüfer zur Verfügung stellt, so handelt es sich nach Ansicht des Finanzamtes dennoch nur um eine „Loseblatt-Ausgabe“, wenn die notwendige „buchförmige“ Gestalt fehlt. Häufige Fehler, die unbedingt vermieden werden sollten, da sie zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs führen, sind: