1. Meetings ja – aber bitte nicht montags!

Teambesprechungen sollten regelmäßig stattfinden, denn so etablieren sie sich als ein Forum, in dem auftretende Probleme oder Anliegen zuverlässig diskutiert und gelöst werden. Ein fester Termin pro Woche, Monat oder Quartal kann Struktur schaffen. Die Konferenz sollte aber nur angesetzt werden, wenn tatsächlich relevante Themen anstehen oder es ein spürbares Bedürfnis nach Austausch gibt. Ist nichts Wesentliches zu besprechen, kann sie auch mal entfallen oder auf einen kurzen Check-in reduziert werden. Der Wochentag ist ebenfalls zu berücksichtigen: Montags dürfte eine Konferenz wegen des hohes Anruf- und Patientenaufkommens in den meisten Praxen eher für zusätzlichen Stress sorgen. Auch die Mittagspause kommt nicht infrage. Sie ist arbeitsrechtlich geschützt und wichtig für die Erholung. 

2. Ohne Plan wird’s chaotisch 

Nichts ist nervtötender als ein Meeting ohne roten Faden. Eine gute Tagesordnung hilft, das Gespräch zu strukturieren und unnötige Abschweifungen zu vermeiden. Insbesondere Anliegen, die nur einzelne Personen betreffen, müssen nicht in großer Runde besprochen werden. Die Agenda sollte spätestens einen Tag vorher an alle Teilnehmenden verschickt werden, damit eine gezielte Vorbereitung möglich ist. Aber Achtung: Meetings sind keine steifen Pflichtveranstaltungen, sondern auch ein Raum für spontane Anliegen. Daher lohnt es sich, bewusst Platz für aktuelle Themen aus dem Team zu lassen – oft sind es gerade diese Punkte, die wirklich wichtig sind. Ein Trick: Das Meeting mit einer offenen Frage beginnen oder abschließen, etwa „Gibt es heute etwas, das besonders beschäftigt?“ So bekommen alle die Möglichkeit, sich einzubringen.

3. Manchmal reicht eine Chatnachricht

Nicht für jedes Problem ist ein Zusammenkommen vor Ort die beste Lösung. Viele Themen lassen sich schneller per E-Mail, in einem Gruppenchat oder durch einen kurzen Austausch klären. Vor jeder Einladung lohnt sich daher die Frage, ob ein Meeting für das jeweilige Thema tatsächlich nötig ist. Eine Möglichkeit, es herauszufinden: Wer einen Tagesordnungspunkt vorschlägt, sollte auch eine grobe Zielsetzung formulieren („Es muss geklärt werden, wie kurzfristige Terminabsagen effizienter gehandhabt werden können“). Fehlt ein klares Ziel, ist das oft ein Hinweis darauf, dass ein Meeting nicht erforderlich ist. So bleibt das Team konzentriert und hat mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

4. Verlängerungen sind für alle ein Krampf

Praxisbesprechungen sollten idealerweise 30 bis 60 Minuten dauern, über diese Zeitspanne bleiben Teilnehmende meist relativ fokussiert. Für welche Dauer ein Team sich aber auch immer entscheidet: Diese Zeit sollte konsequent eingehalten werden. Wer regelmäßig überzieht, riskiert, dass die Motivation sinkt und sich einzelne innerlich ausklinken. Ein Timer oder eine Person, die dezent an die Uhrzeit erinnert, kann helfen, nicht abzudriften. Falls ein Thema mehr Zeit erfordert, lohnt es sich, einen separaten Termin dafür anzusetzen, anstatt die gesamte Runde in eine Verlängerung zu zwingen.

5. Wer macht was?

Eine feste Rollenverteilung verhindert, dass Meetings chaotisch oder ineffizient ablaufen. Eine Person, meist Chefin oder Chef, übernimmt die Moderation, führt durch die Besprechung und achtet darauf, dass alle zu Wort kommen. Eine andere Person protokolliert die wichtigsten Ergebnisse, sodass klar ist, wer im Nachhinein welche Aufgaben übernimmt. Falls das mit der Zeit zu eintönig wird, kann die Moderationsrolle aber auch rotieren. So lernen alle im Team, Meetings effizient zu gestalten, und es entsteht mehr Abwechslung. Falls Diskussionen eskalieren, hilft eine neutrale Person dabei, die Runde wieder auf Kurs zu bringen – oft genügt schon die simple Frage: „Was wird benötigt, um zu einer Lösung zu kommen?“

6. Alle sollen mitreden, nicht nur die Lautesten

Eine respektvolle Gesprächsatmosphäre ist die Grundlage für produktive Meetings. Damit alle sich trauen, ihre Gedanken zu äußern, sollte von Anfang an eine offene und wertschätzende Kommunikation gefördert werden. Wenn Teammitglieder sich gegenseitig ins Wort fallen oder jemand versucht, lautstark zu dominieren, sollte  die Moderation dringend eingreifen und klare Regeln setzen – am einfachsten gelingt das mit der Aufforderung: „Lass sie bitte erst ausreden.“ Auch die altbekannte Gesprächsregel kann helfen: Wer sprechen möchte, hebt die Hand.

Ebenso unangenehm wird es, wenn das Gegenteil passiert – wenn niemand etwas sagt und die Moderation bloß ratlos in schweigende Gesichter guckt. In solchen Momenten hilft es, gezielt Fragen zu stellen, anstatt auf freiwillige Wortmeldungen zu warten. Möglich sind Fragen wie: „Was hat im letzten Monat gut funktioniert?“ oder „Welche Herausforderungen sind euch begegnet?“ Falls die Stille bleibt, können anfangs bewusst einzelne Teammitglieder angesprochen werden, um die Hemmschwelle zu senken. Eine andere Möglichkeit: Ein Thema in Kleingruppen besprechen und anschließend die Ergebnisse im Plenum sammeln. So fühlen sich auch zurückhaltendere Teammitglieder sicherer.

7. Lang lebe das Protokoll! 

„Was wurde nochmal besprochen?“ – Diese Frage taucht oft auf, wenn niemand etwas aufgeschrieben hat. Damit Entscheidungen nicht im Nirwana verschwinden, sollten die wichtigsten Punkte und To-dos knapp protokolliert werden. Ein einfaches Stichpunkt-Protokoll, das direkt nach dem Meeting per E-Mail oder in der Praxisverwaltungssoftware geteilt wird, reicht aus. Wichtig ist dabei: Aufgaben müssen konkret zugewiesen werden („Lisa bestellt neues Verbandsmaterial bis Freitag“ statt „Material bestellen“). Ein Check-in beim nächsten Meeting stellt sicher, dass nichts untergeht. So entsteht Verbindlichkeit, und das Team sieht, dass Meetings tatsächlich etwas bewirken.