Eine Kollegin oder ein Kollege scheidet aus, eine Praxis verlässt die BAG oder die Praxisgemeinschaft löst sich auf. Was geschieht mit den Patientenakten, wie werden Patientengeheimnis und Aufbewahrungspflichten gewahrt?

Verlässt eine Ärztin oder ein Arzt eine Gemeinschaftspraxis, bleiben die Behandlungsdokumentationen zunächst dort, wo sie entstanden sind – in der Praxis. Grund dafür ist, dass alle Praxisinhaberinnen und -inhaber gemeinsam für die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht verantwortlich sind. Schließlich haben die Patientinnen und Patienten ihren Behandlungsvertrag mit der gesamten Gemeinschaftspraxis geschlossen. Das erklärt der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit Rheinland-Pfalz im Umfeld der Initiative „Mit Sicherheit gut behandelt“ (s. Kasten).

Möchte eine Patientin oder ein Patient mit in die neue Praxis wechseln, kann er bzw. sie eine Kopie der eigenen Akte anfordern und diese der neuen Praxis zur Verfügung stellen. Eine Übergabe der Originaldokumentation ist nur in besonderen Fällen denkbar – etwa wenn die Person von Anfang an ausschließlich von diesem einen Arzt bzw. dieser einen Ärztin behandelt werden wollte. Bei Unsicherheiten lohnt sich hierzu eine Rücksprache mit der Kammer, empfiehlt die Initiative. 

MVZ-Patientenakten verbleiben im System

In Medizinischen Versorgungszentren ist die Sache klarer: Die Behandlungsdokumentationen verbleiben im MVZ, auch wenn einzelne Ärztinnen oder Ärzte ausscheiden. Denn der Behandlungsvertrag wurde mit dem MVZ als Institution geschlossen, ähnlich wie bei einem Krankenhaus. Patientinnen und Patienten können natürlich jederzeit Kopien ihrer Unterlagen anfordern. 

Auch wenn eine komplette Arztpraxis eine Praxisgemeinschaft verlässt, ist die Regelung unkompliziert: Die Behandlungsunterlagen gehen mit der Praxis mit. Wichtig ist dabei lediglich eine rechtzeitige Information der Patientinnen und Patienten über den neuen Aufbewahrungsort ihrer Akten. Für die zurückbleibende Praxis stellt sich die Frage, ob zuvor gemeinsame Verantwortlichkeiten im Sinne der DSGVO bestanden. Je nachdem, ob die Praxisgemeinschaft fortbesteht oder sich in eine Einzelpraxis wandelt, müssen entsprechende Vereinbarungen angepasst oder aufgehoben werden.

Bei der kompletten Auflösung einer Gemeinschaftspraxis oder eines MVZ wird es komplizierter, da konkrete berufsrechtliche Vorgaben fehlen. Hier sollte der Patientenwille im Vordergrund stehen: Patientinnen und Patienten sollten frühzeitig informiert werden und die Möglichkeit erhalten, den künftigen Aufbewahrungsort ihrer Akten mitzubestimmen. Haben die Betroffenen keine Präferenz, empfiehlt sich die Aufbewahrung beim zuletzt behandelnden
Arzt bzw. der zuletzt behandelnden Ärztin. Andere Lösungen sind denkbar, solange die Patientinnen und Patienten erfahren können, wo ihre Unterlagen aufbewahrt werden.

Bei Praxisgemeinschaften ist die Auflösung unproblematisch: Die Akten verbleiben bei der jeweils behandelnden Praxis. Um späteren Unklarheiten vorzubeugen, lohnt es sich, Patientinnen und Patienten bereits bei der ersten Behandlung kurz über die Rechtsform der Praxis und deren Auswirkungen auf die Aktenaufbewahrung zu informieren, empfiehlt die Initiative. So schafft man von Anfang an Transparenz.