„Immer ich!“ – Ungeliebte Aufgaben erfolgreich delegieren

Praxismanagement , Praxisführung Autor: Anouschka Wasner

Zeigen wo‘s langgeht: Neue Mitarbeiter oder auch Azubis brauchen oft mehr Anleitung und Lenkung als langjährige oder qualifizierte Mitarbeiter. Zeigen wo‘s langgeht: Neue Mitarbeiter oder auch Azubis brauchen oft mehr Anleitung und Lenkung als langjährige oder qualifizierte Mitarbeiter. © fotolia/svetazi

Papiere schreddern, Spülmaschine ausräumen, Müll entsorgen, und das jeden Tag. Wie sorgen Sie in Ihrer Praxis für reibungsloses Funktionieren – ohne Diskussionen?

Immer muss ich das machen!“ Nicht anders als in jeder Durchschnittsfamilie gibt es auch in der Praxis regelmäßige Arbeiten, die niemand wirklich gerne macht. Das A und O bei der Delegation von Aufgaben – und damit auch der ungeliebten – ist der Führungsstil, betont Ingrid Belser-Schweigler, Coach und Mediatorin von Belser&Loose GbR. Sie unterscheidet zwischen vier Führungsstilen: dem autoritären, dem kooperativen, dem situativen und dem Laissez-faire-Stil. „Mit einem Laissez-faire-Führungsstil können Sie im Grunde genommen keine Ziele erreichen. Davon abgesehen ist die wichtigste Frage in Sachen Stil: Welches Führungsverhalten passt zu mir und der Situation?“, relativiert sie den Anspruch nach dem einen richtigen Stil. „Je authentischer Sie dabei sind, desto besser erreichen Sie Ihre Ziele.“

Fingerschnipsen und Ein-Wort-Anweisungen

Doch gerade Ärzten, die aus der autoritär strukturierten Welt eines Krankenhauses kommen, vielleicht aus der Chirurgie, wo sie täglich über Fingerschnipsen oder Ein-Wort-Anweisungen delegieren, fällt es im Übergang zur Niederlassung manchmal schwer, ihren Stil zu finden. „Als Hausarzt glaubt man dann, ganz lieb sein zu müssen – was aber nicht funktionieren muss, wenn der kooperative Stil vielleicht gar nicht zu Ihnen oder Ihrer Praxis passt. Denn auch die Mitarbeiter sind ja bereits sozialisiert und funktionieren nach eigener Logik“, so die Referentin.

Die Situation hat Einfluss auf den Führungsstil

Eine stimmige Führung zeichne sich durch einen situativen Führungsstil aus. Das Führungsverhalten variiert dabei abhängig von der Person, die vor Ihnen steht. So brauchen etwa neue Mitarbeiterinnen und Auszubildende mehr Lenkung und Anleitung, an langjährige oder qualifizierte Mitarbeiterinnen lässt sich gut delegieren. Genauso hat die Situation Einfluss auf den Führungsstil: Während im Notfall klare Anweisungen hermüssen, ist bei längerfristigen Planungen oft ein konsultatives oder kooperatives Führungsverhalten zielführend.

Spezielle Schwierigkeiten im Delegieren stellen jene Aufgaben dar, die wenig Prestige und Erfolgserlebnis mit sich bringen, dafür aber viel Routine und vielleicht auch dreckige Hände. Viele Praxisinhaber müssen im Umgang hiermit erst mal ihre Lektion lernen, bis es reibungslos flutscht. Die folgenden Tipps können dabei helfen, das Handling der ungeliebten Aufgaben schneller zu lernen:

  1. Für ungeliebte Routine­aufgaben eine Liste erstellen mit rotierenden Zuständigkeiten und einer Kontrollmöglichkeit
    „Ich war zehn Jahre lang eher der Laissez-faire-Typ – bis irgendwann keiner mehr für irgendeinen Fehler verantwortlich war, niemand mehr gespült hat und eine MFA 42 Tage Urlaub hatte. Dann habe ich durchgegriffen.
    Wir haben eine Liste erstellt mit allen ungeliebten Aufgaben. Jetzt muss auch die Erstkraft mal spülen. Und dann ihr Kürzel auf die Liste setzen, damit es nachvollziehbar ist.“ (Haus­ärztin aus dem Publikum)
  2. Rücksicht auf Abneigungen nicht die Richtschnur sein lassen, stattdessen Fähigkeiten der Mitarbeiter zielführend einsetzen
    „Bei der Aufgabenverteilung innerhalb des Teams überlegen Sie zuerst, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und dann, welche davon zu welchem Typ passen. Es gibt MFA, die sehr genau und zuverlässig sind, dafür aber mehr Zeit brauchen, andere sind schnell und begeisterungsfähig, aber nicht immer gründlich, und die Dritten zeichnen sich durch soziale Kompetenzen aus, sind aber vielleicht nicht so entscheidungsstark.
    Wem eine Aufgabe liegt, der ist – selbst bei ungeliebten Aufgaben – motivierter als jemand, der nicht die entsprechende Neigung hat. Überlegen Sie auch bei Neueinstellungen, welcher Persönlichkeitstyp das bestehende Team gut ergänzt bzw. vakante Aufgaben übernehmen kann.“ (Ingrid Belser-Schweigler)
  3. Ungeliebte Aufgaben reduzieren – wenige ungeliebte Aufgaben lassen sich leichter delegieren als viele davon
     „Wir haben versucht, die ungeliebten Aufgaben ein bisschen beliebter zu machen. Zum Beispiel haben wir einen Super-Schredder gekauft, mit dem das Schreddern offensichtlich neue Dimensionen hat – die Mädels reißen sich jetzt um die Aufgabe! Und das ungeliebte Leeren wird von einer Servicefirma erledigt.“ (Hausärztin in Gemeinschafts­praxis aus dem Publikum)