Neues Personal ist eine Chance – und ein Risiko, wenn es in der Anfangszeit ruckelt. Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist Chefsache und strategischer Hebel für Qualität, Wirtschaftlichkeit und Bindung. Diese Tipps können dabei helfen, dass die MFA schon zu Beginn voll durchstartet.

Bevor es losgeht:  Keine Panik

Man sollte verinnerlichen, dass jede Einarbeitung individuell verläuft und die folgenden Phasen lediglich ein Idealmodell abbilden. Es ist nicht schlimm, wenn es zu kleineren Rückschlägen kommt und etwas nicht nach Plan läuft – Fehler sind menschlich. Dennoch werden Ihnen die folgenden Tipps einen roten Faden für die Einarbeitung geben, an dem Sie sich orientieren können, wenn es auf dem Weg zur fertig eingearbeiteten MFA etwas holprig werden sollte.

Phase 1: Struktur schafft Sicherheit

Eine Praxis ist ein Hochleistungsteam mit sensiblen Abläufen, bei dem jede Reibung Zeit und Geld kostet. Aus diesem Grund beginnt die Einarbeitung schon vor dem ersten Arbeitstag: Zu Beginn empfiehlt es sich, ein Aufgabenprofil zu erstellen und Lernziele für das erste Quartal zu definieren. Man kann auch eine Patin oder einen Paten als feste Ansprechperson benennen. Auch die Erstellung eines 90-Tage-Plans mit Schulungen zu Themen wie Hygiene, Notfälle und Datenschutz erweist sich als nützlich.

Arbeitsplatz, Zugänge und Schlüssel müssen ab Tag 1 funktionieren – das bedeutet, E-Mail, Praxissoftware, Telefon und Schließsysteme müssen vorab getestet werden. Die Zusammenstellung eines Startpakets ist ebenfalls eine große Hilfe: Legen Sie Notfallnummern sowie Checklisten für Empfang, Dokumentation und Abrechnung bereit.

Phase 2: Orientierung und sichere Basis

In der Startphase spielt die psychologische Sicherheit Ihres Neuzugangs eine große Rolle. Beginnen Sie mit einer Führung durch die Praxis, stellen Sie alle wichtigen Ansprechpartnerinnen und -partner vor und informieren Sie über deren Zuständigkeiten. Selbstverständlich haben Sicherheitsunterweisungen wie Brand- und Arbeitsschutz hohe Priorität.

In der ersten Woche sollten risikoarme Kernprozesse im Fokus stehen: Empfang, Terminmanagement, Telefonleitfaden, Dokumentationsstandards, Raumvorbereitung. Außerdem können tägliche zehnminütige Besprechungen anfängliche Überforderung verhindern und ein stabiles Arbeitstempo sichern. Eine tägliche Lernstunde ohne Unterbrechung kann zusätzlich Wissen verfestigen und die Fehlerquote senken. Es können auch Spickzettel für typische Situationen bereitgelegt werden, z. B. zu Triage und Rezepten. Ein gemeinsames Mittagessen zu Beginn der ersten Woche und ein Namensschild, damit jeder das neue Teammitglied mit Namen ansprechen kann, fördern die Zugehörigkeit.

Planen Sie für die zweite Woche erste einfache Routinen zur Eigenbearbeitung ein, beispielsweise Rückrufe, Materialbestellungen oder Blutabnahmen unter Aufsicht. Wenn Erwartungen transparent dargelegt werden, nimmt das der oder dem neuen Mitarbeitenden den Druck. Erklären Sie z. B. wann und wen man am besten nach Hilfe fragt. Lernfortschritte können in einem Einarbeitungslogbuch festgehalten werden und für die Arbeit am Empfang haben sich vorgefertigte Formulierungen für schwierige Gespräche sowie Textbausteine für Wiederholungsrezepte als hilfreich erwiesen.

Phase 3: Verantwortung erweitern

Ab der dritten Woche kann die Komplexität der Aufgaben stufenweise gesteigert werden. Vereinbaren Sie für jede Woche zwei bis drei Lernziele mit Kriterien wie „20 Telefonate nach Leitfaden und Dokumentation“ oder „eine fehlerfreie Abrechnung einfacher Leistungen“. Planen Sie ein erstes Notfall-Training und eine Datenschutzschulung mit Mini-Test.

Eine gelegentliche stichprobenartige Kontrolle hilft, Lücken zu finden, die wertvolle Zeit im Arbeitsalltag kosten: Stimmen Dokumentationen? Wie lange warten Patientinnen und Patienten an der Anmeldung? Die Eigenverantwortung der neuen MFA kann auch durch die Übergabe von kleinen Verbesserungsprojekten gestärkt werden: Impfstoffkette prüfen, Labor-Checkliste aktualisieren, Telefonbausteine schärfen. Wichtig ist bei alldem natürlich immer die klare Delegation: Wer darf was, unter welchen Voraussetzungen, mit welcher Supervision? Wenn Rollen und Befugnisse klar sichtbar gemacht werden, verhindert das die Entstehung von Grauzonen und erhöht die Patientensicherheit.

Phase 4: Qualität sichern und Tempo erhöhen

So langsam können Sie das Tempo anziehen und mehr Fälle und parallel laufende Aufgaben an Ihren Neuzugang delegieren. Hilfreich ist es, wenn Meilensteine definiert werden: die erste eigenständige Empfangsarbeit zu den Stoßzeiten, die korrekte Aufbereitung von Freigabedokumentationen oder eine verlässliche Abrechnung von Standardleistungen. Eine Einarbeitungsübersicht kann Überblick schaffen, indem sie offene To-dos, fällige Unterweisungen und Ziele mit dem jeweiligen Ampelstatus anzeigt.

Kurze Wochenrückblicke geben der MFA eine bessere Einsicht in die Qualität ihrer Arbeit: Erklären Sie, was gut lief, was bremste und was sich ab nächster Woche unbedingt ändern sollte. Parallel können Sie Deeskalation sowie serviceorientierte Sprache schulen. Üben Sie gemeinsam mit Ihrem Neuzugang mit einfachen Handlungsplänen, wie man mit Störungen wie z. B. TI-Ausfall, Strom- oder Netzausfall und Lieferengpässen umgeht. Für die patientennahe Arbeit der MFA lohnt es sich, wenn Sie Qualitätskennzeichen nutzen, etwa die Rückrufquote binnen 24 Stunden.

Phase 5: Regelbetrieb mit Perspektive

Es ist Endspurt angesagt – nun geht es darum, die erlernten Skills des Frischlings zu festigen und zu entwickeln. Sie können z. B. damit beginnen, neue feste Verantwortungsbereiche zu übertragen: Organisation der Impfsprechstunde, Materiallager oder Patienteninformation. Außerdem ist es ab jetzt sinnvoll, Jahresziele zu vereinbaren und diese mit Fortbildungswünschen zu verknüpfen. Am Ende der Einarbeitung klärt ein strukturiertes Abschlussgespräch über Erreichtes, Lernfelder und Entwicklungspfade auf.

Typische Stolpersteine in der Anfangsphase bleiben: zu viele Aufgaben auf einmal, unklare Rollenverteilung und fehlendes Feedback. Gegenmittel hierfür sind Pufferzeiten und Lernslots im Dienstplan, sichtbare Stellenbeschreibungen mit Befugnissen sowie Feedback-Rituale ohne Überraschungen. Letztendlich trägt die Praxiskultur auch immer zum Erfolg der Einarbeitung bei: höflicher Ton, respektvolle Grenzen und eine „Fragen sind immer willkommen“-Attitüde. Feiern Sie auch die kleinen Erfolge mit Ihrer neuen Praxisverstärkung. Eine gute Bindung hilft nicht nur Ihnen und dem Team, sondern auch den Patientinnen und Patienten, die von einer neuen, motivierten und gut geschulten MFA versorgt werden.

Quelle: Medical-Tribune-Bericht