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Entlastung für Praxisleitungen Ihr Ass im Ärmel: Die Assistenz der Praxisleitung
Eine diskrete Assistenz mit medizinischem und ökonomischem Wissen kann Ärzt:innen entlasten und langfristig auch die Praxiseinnahmen erhöhen. (Agenturfoto)
© Peter Atkins – stock.adobe.com
Viele Ärztinnen und Ärzte wünschen sich mehr Zeit für sich und ihre Familie. Aber die Praxis frisst sie auf: Die Bürokratie wird immer umfassender, das Personal anspruchsvoller und die Führungsrolle zeitintensiver. Von Lebensqualität außerhalb der Praxismauern ist immer weniger die Rede.
Delegieren wäre da eine schöne Sache. Aber nicht alle Arbeiten lassen sich an MFA oder Steuerberater abgeben: Das Team soll vielleicht nicht in alle Abläufe der Praxis Einblick bekommen und eine externe Kraft hat nicht die Anbindung an die Praxis, um bestimmte Dinge zu übernehmen. Gibt es also keine zufriedenstellende Lösung?
Die klassische Erstkraft kann diesen Job nicht übernehmen
Fragt man Praxisberater Wolfgang Apel des Consulting Unternehmens MediKom, so gibt es diese Lösung eben doch: Er empfiehlt Praxisinhabern, sich eine qualifizierte und vertrauenswürdige Kraft an die Seite zu stellen.
Eine Assistenz der Praxisleitung ist nicht zu verwechseln mit einer klassischen Erstkraft. Letztere ist meist die Arzt- oder Zahnarzthelferin, die am längsten in der Praxis ist. Sie hat viel Erfahrung, kann gut mit den Patienten umgehen und den jüngeren Kolleginnen und Kollegen den Weg weisen. „Mit diesen Fähigkeiten unterstützt sie die Praxis – sie kann damit aber nicht die Überlastung der Praxisleitung auffangen“, erklärt Apel.
Was muss eine solche Assistenz also mitbringen? In der Regel hat die Person entweder eine Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten gemacht und z.B. berufsbegleitend Gesundheitsmanagement studiert. Oder sie hat ein Studium wie Gesundheitsökonomie, Medical Process Management oder Ähnliches absolviert. Wichtig ist, dass der Studiengang sowohl den Bereich Medizin als auch Betriebswirtschaft abdeckt.
„Die Assistenz muss außerdem eine Vertrauensperson sein, wie zum Beispiel ein Steuerberater“, erklärt Praxisberater Apel. „Nur dann kann sie effektiv bei der wirtschaftlichen Führung der Praxis unterstützen.“ Denn dazu gehört auch die kontinuierliche Verfolgung der relevanten Kennzahlen der Praxis: die Zahlen zu Neupatienten, Zuweisungen und Selbstzahlerleistungen, die Umsätze pro angestelltem Arzt, pro Stunde, pro Patient.
Gut unterstützen kann eine Assistenz auch bei Verwaltungsaufgaben. Sie kann Sorge dafür tragen, dass alle Unterlagen für die Steuer so vorbereitet werden, dass die Chefin oder der Chef selbst so wenig wie möglich damit zu tun hat. Und auch Behördenkommunikation, die auf dem Schreibtisch der Praxisleitung landet, kann in Teilen delegiert werden.
Mehr IT- und Digitalkompetenz für die Praxis
„Es ist erschreckend, wie oft sich in Praxen herausstellt, dass viele der Mitarbeitenden keine Ahnung haben, was die jeweilige Praxissoftware alles kann“, sagt Praxisberater Wolfgang Apel. Manche MFA seien lediglich in der Lage, einen Patienten aufzurufen oder neu anzulegen. Eine Assistenz könnte die wichtige Aufgabe übernehmen, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die genutzten Programme wirklich beherrschen. Dafür muss sich die Person, z.B. bei Neueinführungen, um gute Schulungen beim Hersteller bemühen. Gleichermaßen wichtig sind aber auch Nachschulungen für jene, die schon länger in der Praxis sind, und erstmalige Schulungen für Neueingestellte. Nur dann werden die Mitarbeitenden mit der Software umgehen können und die Investition, die in der Pflege und Aktualisierung der Software steckt, lohnt sich.
Eine Assistenz der Praxisleitung kann genauso auch die digitale Außendarstellung der Praxis verantworten. Dabei muss sie sich nicht unbedingt selbst um alle Inhalte auf der Webseite oder Social Media kümmern, das können auch andere. Aufgabe der Assistenz könnte sein, die Präsenz der Praxis auf allen Kanälen zu steuern. Sie hat ein Auge darauf, dass die Webseite der Praxis immer aktuell ist und dass sowohl dort wie auch bei Google My Business und auf möglichen weiteren Kanälen Urlaube und geänderte Öffnungszeiten angezeigt werden. Außerdem achtet sie darauf, dass neue Mitarbeiter auf die Teamseite aufgenommen und ggf. auf Social Media vorgestellt werden – genauso wie auch, dass ausscheidende Mitarbeitende von der Webseite gelöscht werden.
Ihr Joker, auch wenn's um Mitarbeiterbindung geht
Ein weiteres Einsatzfeld für eine Assistenz ist die Suche und Integration von neuen Mitarbeitern. Eine kompetente Assistentin kann die Bewerberakquise und das Recruiting bis zum letzten Punkt, dem praktischen Schnuppertag in der Praxis, übernehmen. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber trifft natürlich weiterhin die Praxisleitung.
Fast noch wichtiger aber ist das Thema Mitarbeiterführung. Denn mit Blick auf den MFA-Mangel muss vor allem in die Mitarbeitenden, die man hat, investiert werden, beispielsweise in Teambesprechungen, Jahres-, Halbjahres- und Vierteljahresgespräche und in Teamevents. Ihre eigene Präsenz zu den Anlässen ist zwar nur selten entbehrlich – bei der Vorbereitung aber kann eine Assistenz äußerst hilfreich sein, so Apel.
Und auch darüber hinaus kann eine Kraft in dieser Position als Bindeglied zwischen Praxisleitung und Team dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden die Aufmerksamkeit bekommen, die sie an die Praxis bindet. „Denn sind wir ehrlich“, so Berater Apel. „In Wahrheit geht es bei der Personalbindung stark um Emotionen. Ob jemand gehen oder bleiben möchte, hängt weitgehend davon ab, ob sich die Person wahrgenommen und wertgeschätzt fühlt. Dabei kann eine Assistenz eine grundlegende Funktion haben.“
Eine solch kommunikative Hilfe funktioniert auch in die andere Richtung. Denn manchmal ist die Zeit im Praxisalltag so knapp, dass der Hinweis von Chef oder Chefin auf nicht funktionierende Abläufe und Prozesse untergeht, weil gerade nicht die Zeit ist, um Dinge erneut zu erklären, wertschätzend zu kritisieren oder Diskussionen zu führen.
Auch hier kann eine Assistenz helfen: Stimmt das Vertrauensverhältnis, kann die Kommunikation über die Störung mit ihr viel direkter erfolgen. „Die Assistenz trägt das Thema dann sozusagen anstelle der Praxisleitung ins Team. Denn sie hat die Zeit, um in Ruhe mit den Mitarbeitenden zu sprechen und gemeinsam eine Lösung zu finden“, erläutert Apel.
Und der Preis? Eine kompetente Assistentin ist nicht günstig. Da Mitarbeitende in München oder in Frankfurt mehr kosten als auf dem Land, ist es jedoch schwierig, eine konkrete Zahl zu nennen. Zur groben Orientierung sollten Praxisinhaber mit ca. 60.000 Euro im Jahr rechnen. „Aber – und das ist wichtig – dieses Gehalt sollten sie nicht als Festgehalt ausbezahlen“, so Apel.
Wie bei allen Mitarbeitern rät er zu einem leistungsbasierten Gehalt bestehend aus fixen und variablen Bausteinen. Wenn Praxisinhaber die Leistungskomponenten an die richtigen Bedingungen knüpfen, stellt das Gehalt der Praxismanagerin unterm Strich keinen zusätzlichen Kostenfaktor dar, sondern finanziert sich tatsächlich selbst: Denn ihre Arbeit verbessert die Einnahmesituation der Praxis kontinuierlich, sagt der Berater.
Medical-Tribune-Bericht
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