MFA gewonnen! Wie Sie Mitarbeitende an die Praxis binden

Praxismanagement , Team Autor: Anouschka Wasner

Mit einem guten Team und beruflichen Perspektiven im Angebot holen Sie alle an Bord. Mit einem guten Team und beruflichen Perspektiven im Angebot holen Sie alle an Bord. © iStock/AaronAmat
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Es ist wirklich nicht leicht, kompetente MFA für eine Arztpraxis zu finden. Umso schlimmer ist es, wenn eine von ihnen die Praxis verlässt! Doch es gibt verschiedene Strategien, mit denen Sie Ihre Mitarbeitenden langfristig binden können.

Personalbindungsmaßnahmen – ein schreckliches Wort. Aber so wichtig! Denn mal ganz nüchtern: Was kostet es, neue Mitarbeitende zu gewinnen und an den Punkt zu bringen, an dem sie ihr Maximum für die Praxis leisten? Sobald ein Fachkraft kündigt, sinkt auch schon ihre Arbeitsleistung. Bei einer dreimonatigen Kündigungsfrist und einer um ein Drittel verringerten Arbeitsleistung verliert die Praxis hier also schon Arbeitsleistung in Höhe eines Monatsgehaltes, rechnet der Betriebswirt und Praxisberater Wolfgang Apel von der MediKom Consulting vor.

Dann muss ein neues Teammitglied gefunden werden. Das kostet Sie oder Ihre Erstkraft einige Stunden Zeit und Nerven. Und dann muss die Person eingearbeitet werden. Und das bindet nicht nur Kräfte, sondern dauert selbst im besten Fall einige Monate. Wir sprechen also noch einmal von rund drei Monatsgehältern. Eine durchschnittliche Praxis ist hier also schnell mal bei 10.000 bis 15.000 Euro Einsatz dabei, bis alles wieder rund läuft. Für dieses Budget können Sie viel Eis kaufen! Doch dazu später.

Was ist der meistgenannte Grund, warum MFA kündigen? Das Team. Wer Mitarbeitende halten will, muss also darauf achten, dass sein Team harmonisiert und sich alle in der Gruppe wohlfühlen.

Das Team ist für die meisten der Dreh- und Angelpunkt

Dazu lässt sich an mehreren Schrauben drehen. Wichtig ist schon im Ansatz, dass bei der Einstellung neuer MFA darauf geachtet wird, dass sie ins Gefüge passen. So kann es manchmal problematisch sein, wenn der Altersunterschied zwischen den Einzelnen zu groß ist. Reibungen können dann allein schon dadurch entstehen, dass das gegenseitige Verständnis fehlt, selbst wenn alle im Team eigentlich bei der Sache sind.

Dem Probearbeiten kommt an diesem Punkt noch einmal eine ganz neue Wichtigkeit zu: Denn hierbei hat jeder im Team die Möglichkeit, den Neuzugang kennenzulernen. Planen Sie es also bewusst ein, im Anschluss an einen Probearbeitstag mit Ihren Mitarbeitenden über den möglichen Neuzugang sprechen.

Aber auch beim bestehenden Team können Sie etwas dafür tun, dass alle sich wohl fühlen und als ein Teil der Gruppe. Teambuilding- bzw. Gruppenevents sind mögliche Maßnahmen. Dafür gibt es mittlerweile viele Anbieter mit ganz unterschiedlichen Programmen von Workshops bis hin zu Outdoor-Veranstaltungen.

Vieles lässt sich aber natürlich auch selbst organisieren. Praxisberater Apel empfiehlt im Idealfall vier Veranstaltungen pro Jahr:

  • Ein Sommerfest oder ein Betriebsausflug
  • Eine Weihnachtsfeier (mit oder ohne Partner)
  • Ein Familientag für alle Angestellten und ihre Partner und Kinder (z.B. Golf-Schnupperkurs)
  • Ein Event wie beispielsweise ein Fahrtraining beim ADAC. Das macht Spaß und ist auch noch sinnvoll.

Team-Meetings sollte es wöchentlich geben. Oft müssen diese dann aber auch nur eine halbe Stunde dauern. Warum regelmäßige Team-Meetings so wichtig sind? Stellen Sie sich vor, eine Kraft ärgert sich über etwas. Findet das Team-Meeting einmal pro Woche statt, hat sie zeitnah die Möglichkeit, Dampf abzulassen. Das Problem wird gelöst und die Wogen glätten sich.

Findet das Team-Meeting aber nur einmal im Monat oder Quartal statt, läuft die sich ärgende Person möglicherweise über Wochen mit Wut im Bauch herum und überträgt ihre schlechte Laune auf das ganze Team – bewusst oder unbewusst. Bis das Team-Meeting dann stattfindet, hat sich das Thema wahrscheinlich sogar schon erledigt. Aber ein Stückchen Wut hat sich dann vielleicht schon verfestigt. Passiert so etwas öfter, kann es auch zur Kündigung durch die Fachkraft kommen. Für Chef oder Chefin kommt die Reaktion dann ganz unerwartet – dabei war es eigentlich ein logischer Schritt, der da erfolgt ist.

Ein Team-Meeting lässt sich auch ganz wunderbar nutzen, um das Team ohne besonderen Anlass mit einer kleinen Aufmerksamkeit zu überraschen. Also zum Beispiel mit Brezeln oder Eis für alle. Das sind natürlich nur Kleinigkeiten, aber sie tragen dazu bei, dass die Mitarbeitenden sich Ihnen und der Praxis verbunden fühlen.

Bei solchen kleinen Aufmerksamkeiten sprechen wir über Ausgaben von nur wenigen Euro im Monat. Veranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen schlagen natürlich noch mal anders zu Buche. Machen Sie sich schlau, was sich steuerlich absetzen lässt – es lohnt sich.

Der zweite große Punkt, der für die Mitarbeiterbindung wichtig ist: Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden. Denn neben den Team-Meetings sollten Sie auch Zeit für Einzelgespräche haben. Ihre MFA haben ganz individuelle Sorgen und Nöte, die sie vielleicht nicht im Team-Meeting ansprechen wollen. Und damit sie in Ihrer Praxis wirklich ihren Platz finden, müssen Sie sich für diese Gespräche Zeit nehmen.

Räumen Sie feste Zeiten ein für Gespräche mit Einzelnen

Aber nehmen Sie sich die Zeit auch wirklich. Stellen Sie sich vor: Eine ihrer MFA bittet Sie um ein persönliches Gespräch. Sie sind gerade im Stress und bitten darum, das Gespräch auf die nächste Woche zu verschieben. Im Alltag ist dieser Vorsatz aber schnell wieder vergessen. Vermutlich spricht die Person Sie sogar noch einmal darauf an. Jede weitere Vertröstung ist dann aber – genauso wie ein wahrgenommener, aber gehetzter Termin – ein Nagel im Sarg des Vertrauens und schließlich ein Schritt in Richtung Wechsel. Deswegen: Räumen Sie sich feste Zeiten für den Austausch mit Ihren MFA ein, eine regelmäßge Plattform wie zum Beispiel ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch.

Die einzige valide Alternative zu Ihrem persönlichen Engagement: Sie übergeben diese Aufgabe an jemanden mit Praxismanagerfunktion, die Ihre Rolle in diesen Gesprächen übernehmen kann

Ein weiterer häufiger Grund, wieso jemand eine Praxis verlässt: Die meisten Menschen wollen sich in ihrem Beruf weiterentwickeln und Neues lernen. Die große Mehrheit der medizinischen Fachangestellten ist aber nach wenigen Jahren in einem totalen Alltagstrott gefangen. Sie haben alle Stationen durchlaufen, die ihnen eine Praxis zu bieten hat – das sind oft nicht so viele –, und damit keine Chance mehr, sich weiterzuentwickeln.

Aber es gibt eine Möglichkeit, diese motivierten Personen in Ihrer Praxis zu halten: Schaffen Sie sich Ihre eigenen Karriere- und Entwicklungspläne, indem Sie interne Verantwortungsbereiche vergeben. Dann ist eine MFA für das Qualitätsmanagement verantwortlich, die andere ist Ausbildungspatin und kümmert sich neben dem offiziellen Ausbilder um die Auszubildenden. Ziel ist es, jedem, der sich weiterentwickeln möchte, Ziele zu geben, auf die er hinarbeiten kann, und ihn immer wieder mit neuen Aufgaben und Verantwortungsbereichen zu fordern. Wenn Sie diese interne Karriereleiter dann noch mit externen Fortbildungen untermauern, geben Sie Ihren MFA echte Perspektiven – und Ihrer Praxis auch.

Service-Serie

Um Sie bei der Umsetzung Ihrer Pläne zu unterstützen, haben wir eine Checkliste zum Download erarbeitet. Um Sie bei der Umsetzung Ihrer Pläne zu unterstützen, haben wir eine Checkliste zum Download erarbeitet.
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